Quem atua com transporte de cargas precisa estar atento às exigências legais e fiscais na prestação do serviço. Nesse sentido, ter todos os documentos de transporte de cargas necessários e úteis à atividade é fundamental para evitar problemas.
Ter esses documentos regularizados e à disposição é importante porque a administração pública faz essa exigência para a comprovação de informações e garantia da regularidade do serviço. Dessa maneira, alguns deles comprovam a origem da carga, a legalidade da prestação de serviços, por exemplo, além de outros fatores importantes.
Para trazer segurança à sua viagem, neste artigo você vai conhecer 6 documentos essenciais no transporte de cargas. Confira para entender como cada um funciona!
1- Nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica, ou NF-e, é um documento obrigatório quando se trata da comercialização de produtos ou prestação de serviços. Ela é um registro oficial das transações que ocorrem entre pessoas jurídicas e físicas.
É a partir das informações inseridas que a administração pública calcula o imposto devido e outras obrigações contábeis da empresa. Como toda venda ou negociação deve ser registrada para fins fiscais, ela é fundamental no transporte de cargas.
Por isso, a falta de nota fiscal da mercadoria transportada e do próprio serviço pode acarretar problemas graves. Afinal, ela pode estar relacionada à sonegação de impostos e fraudes puníveis nos termos do Código Penal.
2- Conhecimento de transporte eletrônico
O CT-e é a documentação que substitui o antigo conhecimento de transporte rodoviário de cargas (CTRC). Diferentemente do seu antecessor, ele é utilizado de forma eletrônica para facilitar a emissão e armazenamento.
Este documento de transporte de cargas funciona da mesma forma que a nota fiscal. Contudo, é específico para o transporte de cargas. Aqui, vale ressaltar que ele é válido em qualquer forma de transporte — seja rodoviária, aérea, ferroviária, hidroviária ou dutoviária.
Desse modo, se o veículo for parado em fiscalização, ele é um documento requerido pelos fiscais para checagem de regularidade. Com esse documento é possível verificar todos os registros na secretaria da fazenda em relação à carga.
3- Manifesto eletrônico de documentos fiscais
O manifesto eletrônico de documentos fiscais, ou MDF-e, também é gerado de forma eletrônica. Sua finalidade é agilizar o registro de lotes dos documentos fiscais a respeito do transporte no caso de transporte de cargas interestaduais.
Ele tem validade em todos os estados do país e viabiliza a vinculação dos documentos fiscais na unidade de carga. Para isso, o manifesto deve ser assinado eletronicamente pelo emissor e autorizado por uma plataforma própria, o que garante a sua validade.
Além disso, este documento de transporte de carga identifica a unidade de carga utilizada no serviço, os dados completos do veículo e da transportadora. Assim, ele serve como um resumo de todas essas informações de outras documentações, com validade jurídica.
O MDF-e precisa ser gerado após a emissão do CT-e e é de emissão obrigatória para viagens entre estados, conforme a Secretaria da Fazenda e Planejamento.
4- Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica
O DANFE, documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, é uma forma de representar a NF-e de maneira física. Dessa forma, ele é impresso por quem emite a nota e contém um resumo de todas as informações do documento.
A sua finalidade é simplificar a NF-e para leitura. Isso acontece porque, para visualizar a nota fiscal, é preciso ter um programa específico. Ou seja, poderiam surgir problemas ao consultar no transporte de cargas e eventuais fiscalizações.
Desse modo, o DANFE deve acompanhar as mercadorias no veículo, possibilitando a sua apresentação caso seja solicitada. Portanto, ela facilita a rotina do responsável pelo transporte, que poderá comprovar as informações da operação.
Outra função importante do DANFE é facilitar a escrituração das operações feitas com NF-e. Isso acontece nos casos em que o destinatário pode não ter um cadastro para emissão da nota fiscal.
5- Documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico
Como você viu, as empresas de transporte precisam emitir o CT-e. Porém, o armazenamento virtual pode trazer problemas em sua apresentação. Nesse caso, o documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico, ou DACTE, funciona como uma representação do CT-e.
Ele é físico, impresso pelo emissor e contém todas as informações relevantes daquele documento. A fim de garantir a segurança, o DACTE apresenta a chave de acesso única para consultar o CT-e. Por isso, deve sempre acompanhar a carga transportada.
Dessa maneira, em caso de fiscalizações, basta apresentá-lo para comprovar a regularidade da operação. Vale ressaltar que tanto o DANFE quanto o DACTE não substituem os documentos que representam.
Ou seja, eles não podem ser emitidos sem as respectivas NF-e e CT-e. Sua função é apenas facilitar a visualização e agilizar a comprovação de informações.
6- Protocolo de averbação de seguro de cargas
As empresas que realizam a gestão e o transporte de cargas precisam se precaver de sinistros. Eles representam imprevistos que trazem riscos e despesas de emergência. Por exemplo, acidentes, avarias à carga, roubos, danos à via etc.
Logo, contratar um seguro é fundamental para ter uma cobertura diante de problemas e reduzir os prejuízos causados. Com um seguro ativo, caso aconteça algum imprevisto, a empresa seguradora reembolsará o contratante dos prejuízos sofridos, de acordo com a apólice.
O funcionamento segue as regras comuns aos seguros: é preciso pagar um prêmio, que é o valor cobrado pela seguradora para fornecer esses serviços. Cada empresa apresentará condições diferentes. Na Mutuus, por exemplo, existe a apólice mensal e a apólice avulsa.
Também é comum a indicação de franquias, que são valores pagos pelo segurado diante dos sinistros, conforme determinado no contrato. Ademais, as coberturas variam conforme o interesse do contratante e a oferta da seguradora.
Inclusive, vale destacar que elas podem ser contratadas por diversos interessados. Entre eles estão o transportador, o embarcador (o dono da carga), o importador e os operadores logísticos.
No protocolo de averbação de seguro de cargas — que pode ser gerado manual ou eletronicamente — é possível conferir todos os dados relacionados ao frete e à mercadoria segurada. Por isso, vale a pena conhecer a existência do documento.
Documentos de transporte de cargas: Conclusão
Com essas 6 documentações de transporte de carga, você poderá atuar mais seguro e tranquilo. Como vimos, é essencial entender quais são as exigências fiscais e os serviços para proteger o seu serviço. Lembre-se de que a contratação de um seguro reduz custos e o protege de situações inesperadas!
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