Gestão de custos empresariais: o que é, quais os benefícios e como fazer? (Passo a passo)

Já aconteceu de você perder um colaborador talentoso porque não conseguir oferecer um aumento salarial competitivo? Ou talvez sua empresa tenha enfrentado dificuldades para manter a rentabilidade durante crises, apesar de uma equipe produtiva?  Esses problemas podem ser frutos de uma gestão de custos ineficaz.

Um exemplo disso é o da Panasonic, que apostou bilhões em televisores de plasma, embora o mercado se movesse rapidamente para a versão em LED. O resultado dessa má gestão? A empresa acumulou um déficit operacional de aproximadamente US$ 913 milhões em 2013. 

A lição aqui é clara: a gestão de custos eficiente evita desperdícios e assegura que os recursos sejam direcionados estrategicamente. Quer saber mais detalhes? Continue a leitura e fique por dentro!

O que é gestão de custos?

A gestão de custos é um processo contínuo que visa o planejamento, controle e otimização de todos os gastos de uma empresa. 

Assim, o negócio pode criar um planejamento estratégico eficiente e responder adequadamente aos desafios financeiros de qualquer organização. Para entender melhor, analise o caso da Panasonic. 

A empresa errou ao destinar grandes recursos para televisores de plasma, tecnologia que logo foi ultrapassada pelo LED. O impacto dessa má gestão de recursos trouxe:

• prejuízos operacionais – a empresa registrou um prejuízo em torno de US$ 913 milhões, devido ao fracasso dessa estratégia;

• fechamento de fábricas – com a obsolescência da tecnologia, a Panasonic fechou sua fábrica de painéis de plasma e registrou uma perda de mais de US$ 25 bilhões;

• reestruturação custosa – para cobrir os custos de reestruturação, a Panasonic reservou 120 bilhões de ienes, o que gerou uma pressão financeira ainda maior.

A gestão de custo poderia ter evitado esse erro da seguinte forma:

• análise de mercado – uma gestão de custos mais eficaz teria envolvido uma análise mais atenta das tendências do mercado, percebendo rapidamente a mudança para os televisores de LED;

• alocação inteligente de recursos – com uma abordagem mais estratégica, a Panasonic poderia ter redirecionado seus investimentos para tecnologias emergentes, como o OLED;

• controle de despesas – ao otimizar seus gastos e evitar investimentos errados, a Panasonic teria uma melhor margem para ajustar seus custos em tempos de crise.

Qual é o objetivo da gestão de custos?

O objetivo principal da gestão de custos é otimizar os recursos para que cada investimento traga o maior retorno possível. Até porque empresas que não saem da zona de conforto e se recusam a investir correm o risco de se tornar obsoletas no longo prazo.

Porém, nem toda decisão de investimento é bem-sucedida. Por exemplo, a fabricante de smartphones BlackBerry foi uma das pioneiras no setor. Porém, ela recusou a investir em interfaces touch e sistemas operacionais mais modernos.

Enquanto isso, empresas como Apple avançavam com inovações. Esse erro de gestão de custos — ao não alocar recursos adequadamente para a inovação — contribuiu para ‘’timidez’’ da BlackBerry no cenário atual.

O que um gestor de custos faz?

Um gestor de custos é responsável por monitorar, controlar e otimizar os gastos de uma empresa. Seu trabalho é garantir que os recursos sejam utilizados da forma mais eficiente possível para evitar desperdícios e melhorar a rentabilidade do negócio. Ele atua em diversas frentes, como:

• análise de custos – avalia os gastos com produção, logística, marketing e outras áreas para identificar onde há desperdício e onde é possível economizar;

• definição de preços – com base nos custos identificados, o gestor ajuda a definir os preços dos produtos ou serviços, assegurando que cubram os custos e ainda proporcionem lucro;

• controle orçamentário – estabelece orçamentos para diferentes departamentos e acompanha os gastos para a empresa não ultrapassar os limites estabelecidos;

• redução de custos – identifica áreas onde a empresa pode cortar ou otimizar despesas sem afetar a qualidade ou a eficiência das operações;

• planejamento estratégico – colabora com a liderança da empresa para desenvolver planos financeiros que visam o crescimento e a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

Quais são os custos de uma empresa?

Os custos de uma empresa são todos os gastos necessários para ela produzir e oferecer seus produtos ou serviços. Em termos simples, são os investimentos feitos para transformar insumos em um produto ou serviço que será entregue ao cliente final. 

Esses custos são fundamentais para calcular o preço de venda e garantir a rentabilidade do negócio. Eles podem ser classificados de duas maneiras principais:

• custos diretos – são aqueles gastos que podem ser atribuídos diretamente à produção de um bem ou à prestação de um serviço. Alguns exemplos incluem:
  • matéria-prima utilizada na fabricação do produto;
  • mão de obra direta (salários de trabalhadores que estão diretamente envolvidos na produção);
  • energia elétrica utilizada no processo produtivo.

• custos indiretos – são os que não podem ser atribuídos diretamente a um produto ou serviço específico, embora sejam necessários para a operação da empresa. Entre eles:
  • aluguel do espaço onde a empresa opera;
  • seguro contratada para proteger as finanças da empresa;
  • manutenção de equipamentos usados na produção;
  • salários de funcionários administrativos e outras despesas gerais.

Como funciona o controle de custos?

O controle de custos funciona ao monitorar, analisar e gerenciar os gastos fixos e variáveis relacionados à operação do negócio. Saiba mais:

Principais etapas do controle de custos

• Identificar os custos – é fundamental levantar todos os gastos da empresa, diretos e indiretos;

• Classificar os custos – os custos são classificados como fixos (como aluguel), que não variam, e variáveis (como energia elétrica), que dependem do volume de produção;

• Analisar dados financeiros – a análise financeira identifica os maiores gastos e áreas para otimização, usando métodos como custeio direto, por absorção ou baseado em atividades;

• Eliminar desperdícios e ineficiências – identificar desperdícios e processos sem valor é importante, incluindo otimizar estoques, evitar retrabalhos e realizar manutenções preventivas;

• Usar tecnologia para apoio – planilhas e softwares de gestão automatizam tarefas, reduzem erros e facilitam o registro e análise eficiente de dados.

Boas práticas para um controle eficaz

Listamos algumas das melhores práticas para um controle de custo eficaz:

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva serve para evitar custos elevados e imprevistos com consertos ou substituições de maquinário. Afinal, inspeções regulares, trocas de peças e ajustes necessários garante o pleno funcionamento dos equipamentos, prolonga sua vida útil e previne interrupções na produção. 

Além disso, reduz o risco de paradas inesperadas que podem impactar diretamente a produtividade e os prazos de entrega. Até porque, considere o perrengue e o prejuízo que seria ter uma máquina essencial quebrada em pleno pico de produção.

Parcerias com fornecedores

Ao ter boas parcerias com fornecedores, é possível negociar melhores condições de pagamento, descontos por volume e prazos de entrega mais favoráveis. Além disso, uma relação consistente ajuda a evitar multas por atrasos ou erros no fornecimento. 

Isso é especialmente relevante em períodos de dificuldade econômica, como quando mais de 60% das empresas consultadas foram afetadas pela logística internacional. Isto é, a CNI de 2022 indicou que o aumento do frete, a falta de navios e a escassez de contêineres afetaram exportações e importações.

Nesse cenário, manter boas parcerias com fornecedores pode ser decisivo para minimizar os impactos dessas dificuldades, garantindo negociações mais vantajosas e maior flexibilidade nas entregas.

Análise tributária periódica

Revisar o regime tributário da empresa regularmente pode garantir que ela opere de forma fiscalmente eficiente. Isso porque, muitas vezes, mudanças no faturamento ou no perfil do negócio podem tornar outro regime mais vantajoso. 

Por exemplo, uma empresa pode migrar do Simples Nacional para o Lucro Presumido ou vice-versa, dependendo das condições econômicas. Essa análise ajuda a reduzir custos tributários desnecessários e a evitar problemas com a Receita Federal.

Qual a importância da gestão de custos para a empresa?

A gestão de custos é importante para que as empresas se planejem melhor, aumentem a lucratividade e tomem decisões mais estratégicas. Saiba mais:

Maior previsibilidade financeira

• Permite à empresa ter uma visão clara de todas as despesas, fixas e variáveis;
• Facilita o planejamento financeiro a longo prazo;
• Ajuda a evitar surpresas financeiras e a se preparar para oscilações de mercado.

Por exemplo, em períodos de alta nas matérias-primas, uma boa gestão de custos permite ajustar preços ou cortar gastos, preservando a margem de lucro. 

Melhoria das margens de lucro

• Identifica áreas onde é possível economizar sem comprometer a qualidade;
• Aumenta as margens de lucro, melhorando a rentabilidade;
• Potencializa o reinvestimento e o crescimento sustentável da empresa.

Decisões estratégicas mais embasadas

• Possibilita a tomada de decisões baseadas em dados concretos;
• Ajuda na escolha de ações cotidianas (como compras de insumos) e grandes investimentos ou expansões;
• Reduz riscos e aumenta a confiança nas decisões de negócios.

Por exemplo, com dados claros sobre custos, você poderia decidir se investir em novos produtos ou melhorar a eficiência operacional traria maior retorno financeiro, entende?

Maior competitividade no mercado

• Permite operar de maneira mais eficiente e enxuta;
• Oferece preços mais competitivos, mantendo a rentabilidade;
• Essencial para mercados com alta sensibilidade ao preço.

Quer um exemplo para entender melhor? O Walmart, com sua gestão de custos eficiente, consegue oferecer preços baixos em grandes promoções sem prejudicar suas margens, mantendo a competitividade.

Capacidade de expansão consciente

• Com o controle financeiro, a empresa pode planejar expansões de forma segura;
• Ajuda a entender o impacto financeiro de novos investimentos, produtos ou mercados;
• Garante um crescimento mais estruturado e sustentável.

Por exemplo, a expansão precipitada da Sears nos anos 90 e 2000, sem avaliar custos e o mercado, causou perdas financeiras e o declínio da marca. Com uma análise financeira bem-feita, isso poderia ter sido evitado.

Quais são os erros mais comuns na gestão de custos?

Alguns dos erros mais comuns na gestão de custos são:

• focar apenas na redução de custos, não na eficiência – cortar custos sem melhorar a eficiência operacional pode resultar em processos ineficazes e menores ganhos a longo prazo;

• não alinhar a gestão de custos com a estratégia da empresa – a gestão de custos deve estar alinhada aos objetivos estratégicos para evitar impactos negativos em áreas essenciais para o crescimento e inovação;

• falta de previsão de custos futuros – não prever aumentos de custos futuros, como inflação ou mudanças legislativas, pode prejudicar o planejamento financeiro e preparar a empresa para imprevistos;

• negligenciar a análise de custos variáveis e fixos – a falta de uma distinção clara entre custos fixos e variáveis pode dificultar a identificação de áreas que precisam de ajustes urgentes;

• dependência excessiva de soluções temporárias – recorrer a soluções rápidas, como cortar benefícios ou reduzir qualidade, pode afetar a satisfação interna e prejudicar a reputação da empresa;

• não investir em tecnologia para controle de custos – ignorar ferramentas tecnológicas adequadas para monitoramento de custos limita o controle eficiente e a tomada de decisões informadas.

Qual a principal preocupação da gerência de custos?

A principal preocupação da gestão de custos é reduzir despesas desnecessárias sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços. No entanto, essa tarefa envolve várias considerações, como:

• equilibrar redução de custos e eficiência operacional – a gestão deve garantir que os cortes não prejudiquem a eficiência dos processos, mantendo a produtividade e a competitividade;

• investir em tecnologia e especialistas – é necessário alocar recursos para ferramentas tecnológicas e profissionais qualificados, que podem fornecer insights e garantir um controle mais preciso dos custos;

• ajustar custos conforme as mudanças no mercado – a gestão de custos deve ser flexível para se adaptar a alterações nos preços das matérias-primas, aumento de salários ou outras variáveis econômicas;

• alinhar os custos com a estratégia da empresa – assegurar que os cortes não impactem negativamente as áreas essenciais para o crescimento e inovação da empresa.

Quais são as ferramentas de gestão de custos?

As principais ferramentas de gestão de custos incluem:

Orçamento por atividades

Esta ferramenta ajuda a alocar custos de maneira mais precisa, vinculando despesas diretamente às atividades da empresa. Isso oferece uma visão detalhada e um controle mais eficiente sobre os recursos utilizados.

Análise de variações orçamentárias

Consiste em comparar o orçamento planejado com os custos reais para identificar desvios. Essa análise possibilita entender as causas dos desvios e adotar ações corretivas para manter o controle financeiro.

Relatórios de desempenho financeiro

Relatórios regulares de desempenho ajudam a monitorar as finanças da empresa. Isso ocorre ao fornecer uma visão clara sobre onde os custos estão sendo bem gerenciados ou onde há necessidade de ajustes.

Como fazer a gestão de custos?

As principais práticas e ferramentas para implementar a gestão de custos de forma eficiente incluem:

• adote um orçamento detalhado – inclua todos os tipos de custos identificados, estimando com precisão o que será gasto em cada área da empresa;

• analise as variações orçamentárias – as análises de variação podem identificar por que os custos não estão conforme o esperado e quais ajustes precisam ser feitos para controlar os gastos;

• otimize processos e busque eficiência – reduzir desperdícios, melhorar a logística, automatizar processos e renegociar contratos são algumas ações para reduzir custos sem afetar a qualidade;

• treine sua equipe – promova um treinamento contínuo e incentive a conscientização de todos sobre o controle de despesas pode gerar bons resultados a longo prazo;

• revise regularmente seus custos – faça revisões regulares e adapte-se a mudanças econômicas, novas demandas do mercado ou aumentos inesperados. 

Perguntas frequentes sobre gestão de custos

Listamos algumas perguntas frequentes sobre gestão de custos. Confira:

O que é gestão de custos logísticos?

A gestão de custos logísticos foca no controle e otimização dos gastos com transporte, armazenamento, distribuição e estoques na cadeia de suprimentos.

O que é gestão de custos em projetos?

A gestão de custos em projetos refere-se ao processo de planejamento, estimativa, orçamento e controle dos custos envolvidos em um projeto. Isso inclui garantir que o projeto seja concluído dentro do orçamento e sem surpresas financeiras.

O que são custos industriais?

Custos industriais são os gastos relacionados à produção de bens e serviços em uma fábrica ou indústria. Eles são divididos em:

• custos fixos – como aluguel, salários de funcionários administrativos, e manutenção de equipamentos;

• custos variáveis – como matérias-primas, mão de obra direta e energia consumida na produção.

Como controlar os custos de uma obra?

Controlar os custos de uma obra envolve diversas práticas, como:

• definir um orçamento que inclua todas as etapas da obra;

• negociar preços com fornecedores;

• monitorar diariamente os gastos;

• implementar sistemas de gestão que ajudem a rastrear os custos em tempo real e a gerar relatórios detalhados;

• criar uma reserva para cobrir imprevistos, mas sem ultrapassar os limites do orçamento inicial.

Conclusão

Conforme mencionado, a saúde financeira da sua empresa depende diretamente de decisões bem-informadas e bem-executadas no controle de custos.

Portanto, se sua empresa busca aumentar a rentabilidade, reduzir desperdícios e planejar o futuro com previsibilidade, a gestão de custos eficaz é o caminho certo.

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