Uma das tarefas mais difíceis no controle do transporte e da frota é realizar o acerto de motorista. Talvez você esteja até mesmo frustrado e perdido por não conseguir se organizar nesse sentido, não é mesmo?
Acontece que a falta de ordem gera, no final, perda de produtividade. São cálculos e cálculos que não ajudam a chegar a lugar algum e apenas geram dores de cabeça incessantes.
Pois então, neste material, vamos ensinar você como planejar a viagem de motorista, organizar as despesas e melhorar o controle e gestão logística da transportadora. Esse processo é fundamental, e afeta diretamente a rentabilidade e competitividade da sua empresa.
Além de te oferecer sugestões sobre como melhorar o desempenho e produtividade da sua transportadora, você terá acesso a nossa planilha de acerto de motorista. E o melhor é que ela é gratuita! Continue acompanhando e aproveite o conteúdo.
Acerto de motorista: momentos de recebimento
Existem alguns momentos em que o motorista pode receber. Entender esses momentos é importante para que, depois, você entenda o cálculo de acerto.
Vamos dividi-los em três, conforme você pode ver a seguir.
1. Antes da viagem: O valor recebido pelo motorista antes da viagem se refere ao adiantamento, ou seja, um valor que será gasto para manter os custos e despesas da atividade.
2. Durante a viagem: Em seu trajeto, o motorista pode necessitar de dois tipos de recebimentos:
- Outro adiantamento, em caso de imprevistos;
- Pagamento de fretes realizados (sobretudo de fretes de retorno).
3. Depois da viagem: Aqui, depois do retorno, o motorista pode ser contemplado com dois tipos de recebimentos:
- Comissões: valor acordado em percentual ou valor fixo;
- Gratificações: recebimento em caso de meta alcançada, como baixo consumo de combustível, por exemplo.
Acerto de motorista: boas práticas para você aplicar
Hoje em dia, existem muitas formas de realizar o cálculo do acerto de motorista – é possível até mesmo por meio de softwares, criados especialmente para facilitar a tarefa. Eles realmente ajudam, e podem ser uma solução viável para o conferente.
No entanto, essa facilidade ainda não está ao alcance de todos. Existem muitos pequenos empresários e autônomos que não têm acesso à tecnologia – e que, às vezes, nem mesmo podem arcar com os seus custos.
Com a falta de recursos facilitadores para fazer o acerto de motorista, esses profissionais acabam realizando o processo de forma manual. Assim, mostra-se necessário planejamento e organização, duas palavras que resumem as sugestões a seguir.
Planejamento da viagem
Eu peço que você preste atenção nisto aqui: tudo o que acontece em uma viagem interfere no valor do frete. Assim, se ela for planejada, pode impactar positivamente no acerto de motorista e otimizar tempo e custos.
Imagine, então, que a viagem e seus detalhes já estão acertados com o motorista, e que custos básicos como alimentação e combustível já foram discutidos. Nesse caso, você vai precisar combinar os detalhes sobre outros custos. Veja os exemplos:
- Balsas, se for necessário;
- Estadia em hotéis;
- Banhos em postos do trajeto;
- Manutenções simples que podem surgir;
- Pedágio.
É importante que você se antecipe e organize as formas de pagamento dos custos, como, por exemplo, se são em dinheiro ou cartão. Sempre há o risco de imprevistos, claro, mas procure planejar todos os gastos possíveis.
Organize as despesas
Este aqui é um ponto que, no momento de realizar o acerto de motorista, chega a causar calafrios em muitos transportadores. No entanto, é fundamental, e impacta diretamente na realização dos cálculos.
Bem, antes vamos separar aqui os tipos de gastos, com os quais você vai precisar lidar na hora do acerto de motorista:
- Adiantamentos recebidos da empresa pelo motorista;
- Pagamentos de despesas feitos diretamente para a empresa fornecedora;
- Pagamentos realizados durante a viagem pelo motorista;
- Despesas para pagamento futuro, em depósito ou conta bancária.
Esta é a sugestão que deixamos para você: separe todos os papéis, documentos ou notas em quatro montes distintos, conforme os tipos que descrevemos acima. Ao estabelecer esta organização, fica bem mais fácil calcular o acerto de motorista e acelerar o processo.
Entenda o cálculo do acerto de motorista
Agora, na hora de realizar o cálculo para fazer o acerto de motorista, você só vai precisar de dois tipos de informações, entre as quatro que comentamos ali atrás:
1. Adiantamentos recebidos da empresa pelo motorista;
2. Pagamentos realizados durante a viagem pelo motorista (gastos).
E o procedimento para o cálculo é bem simples. Veja:
- Primeiro, some todos os adiantamentos recebidos pelo motorista (fretes, comissões, etc.);
- Segundo, subtraia todos os gastos da viagem (gastos na estrada, o quanto de dinheiro sobrou, etc.).
Por fim, o resultado do cálculo acima deverá bater com o valor final para o acerto de motorista.
Produza relatórios
Ao realizar os cálculos de acerto de motorista durante um determinado período, você vai acumular várias informações. Com base nisso, recomendamos também que você produza relatórios periodicamente.
A primeira forma de fazer isso é agrupando os custos de viagem por veículo. Aqui, gasto de combustível, distância, despesas, etc. são dados relevantes. A vantagem deste cálculo é você entender se o veículo está dando lucro ou prejuízo na sua frota.
Outra maneira de produzir um relatório é considerar as despesas mensais. É possível obter informações de receita e custos integrais de viagens mensais. Para isso, considere o total de viagens realizadas, a distância, margem de lucro e lucro integral.
Por último, é possível executar também relatórios por viagens. O objetivo de um relatório assim é você compreender detalhadamente o que motivou os seus custos.
Planilha de acerto de motorista
Depois de você entender como funciona o acerto de motorista, suas despesas incluídas e o cálculo delas, vamos apresentar uma maneira de facilitar as coisas.
Uma vez que muitos transportadores não podem contar com softwares e opções mais tecnológicas, há uma outra opção muito prática – e grátis! – que é a nossa planilha.
Planilha de acerto de motorista: como fica a organização?
A nossa planilha de acerto de motorista já vem com todas as fórmulas aplicadas, um longo caminho andado para ajudar você no controle de transporte e frota. E sabe qual é a dificuldade dela? Nenhuma.
Só para te dar um gostinho, vou explicar melhor como ela funciona. É dividida em duas colunas: recebimentos e despesas. Em “recebimentos”, você pode inserir informações como adiantamentos, valor dos fretes, comissões e gratificações.
Em “despesas”, há várias informações sobre gastos que podem ser inseridas, como abastecimento, manutenção, balsa, estadia, banhos em posto, entre outras.
Em vez de você fazer anotações do acerto de motorista de forma manual e correr o risco de errar – afinal, humanos erram – é melhor você utilizar este recurso seguro.
É possível imprimir o acerto de motorista?
Não é apenas possível, como é também recomendado que você imprima o acerto de motorista. Assim, você pode coletar a assinatura do motorista e evitar eventuais problemas no futuro.
Na planilha de acerto de motorista, inclusive, se você preferir, pode usar um arquivo para cada motorista. Dessa maneira, fica mais fácil organizá-los e imprimi-los, para a coleta de assinaturas.
Quais são as vantagens de organizar o acerto na planilha?
Nós sabemos que o seu tempo, transportador, é valioso. Aliás, dinheiro nenhum pode comprar tempo – mas o contrário, o tempo comprar dinheiro, é possível.
Não é fácil lidar com números e cálculos. Erros podem ser danosos e causar prejuízos aos processos da empresa.
Por isso, se você começar a adotar processos facilitados, que o ajudam na empreitada diária, você evita tais problemas. E a nossa planilha de acerto de motorista pode, certamente, melhorar a sua lucratividade. Isso tudo acontece porque a planilha:
- Oferece segurança nas informações;
- Elimina o uso de cadernos;
- Elimina o uso de calculadoras;
- Oferece agilidade nos processos;
- Oferece ganhos de economia de tempo;
- Garante mais produtividade.
Trata-se de potencializar as operações e melhorar o planejamento financeiro da sua transportadora. Aliás, melhorando também, cada vez mais, a competitividade no ramo e a conquista e fidelização de clientes!
Acerto de motorista: considerações finais
Esperamos que o nosso material tenha ajudado você a entender mais sobre como realizar o acerto de motorista. Uma vez que você tenha entendido o funcionamento deste cálculo, poderá contar com uma ferramenta para facilitar ainda mais, que é a nossa planilha.
A nossa planilha de acerto de motorista foi desenvolvida como uma solução facilitadora, que permite ganhos em agilidade e segurança nas atividades. Com suas fórmulas aplicadas, você consegue colocar todas as informações e obter seus resultados – sem precisar usar calculadora, caneta e papel.
Realizar o acerto de motorista não precisa gerar dor de cabeça em você. Pode funcionar como um processo simples, que não ocupa o tempo que você poderia gastar com outras atividades também importantes.
Agradecemos por ter acompanhado o texto até aqui. Caso tenha alguma dúvida, deixe um comentário abaixo, por favor! Comente também se tiver alguma sugestão, para que possamos entregar sempre o melhor conteúdo para você!
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