Automação de processos empresariais: o que fazer para automatizar, principais tipos de automação e benefícios

É provável que você lide diariamente com centenas de tarefas repetitivas: processar pedidos, conferir planilhas, enviar e-mails de confirmação… Essas atividades tomam tempo e exigem muita atenção para evitar erros. Com a automação de processos empresariais, essa realidade muda.

Afinal, ao incorporar tecnologias que executam essas tarefas de forma automatizada, a equipe ganha mais tempo para focar em estratégias, criatividade e crescimento. Por exemplo, uma seguradora pode automatizar o processo de análise e aprovação de pedidos de sinistro. 

Assim, em vez de um analista revisar manualmente cada solicitação, um sistema automatizado verifica documentos, confere informações e avalia critérios básicos de elegibilidade em segundos. 

Dessa forma, os casos que atendem aos requisitos mínimos já podem seguir para aprovação automática. Enquanto isso, os mais complexos são direcionados aos analistas, agilizando o atendimento ao cliente.

Percebe como a automação de processos empresariais pode trazer ganhos para o seu negócio? Continue conosco e saiba mais detalhes!

O que é automação de processo?

Automação de processos é o uso de tecnologias para executar tarefas repetitivas e rotineiras em uma empresa, substituindo o trabalho manual.

Em um ambiente empresarial, isso significa que atividades como processamento de pedidos, envio de e-mails e preenchimento de relatórios podem ser realizadas por sistemas automatizados.

Por exemplo, a Allianz — uma das maiores seguradoras do mundo — utiliza automação de processos para agilizar tarefas em várias etapas do atendimento ao cliente. Isso reduz o tempo de resposta e aumenta a precisão nas aprovações de pedidos.

O que significa processo automatizado?

Um processo automatizado é uma sequência de tarefas executadas por sistemas e softwares, sem precisar de intervenção humana direta. Mas calma! Isso não significa que os robôs vão substituir os seus colaboradores. Na verdade, a ideia é que esses recursos tecnológicos otimizem as atividades deles.

Quer dizer, imagine um processo automatizado como um assistente virtual que realiza as tarefas mais repetitivas e maçantes. Assim, os profissionais da empresa podem se concentrar em atividades que exigem mais criatividade e inteligência, como garantir um atendimento personalizado aos clientes.

Qual é o objetivo principal da automação de processos?

O objetivo principal da automação de processos é otimizar as operações de uma empresa. Isso ocorre ao:

• aumentar a eficiência;
• reduzir custos;
• melhorar a qualidade dos produtos e serviços.

Em outras palavras, a automação busca eliminar tarefas repetitivas e propensas a erros. Afinal, elas consomem tempo e recursos, mas podem ser delegadas a sistemas e softwares. 

Para entender melhor, imagine uma fábrica: antes, cada etapa da produção era realizada manualmente por um operário. Hoje, muitos desses processos são automatizados por robôs, que realizam tarefas com maior precisão e velocidade, liberando os funcionários para atividades que exigem mais qualificação.

Exemplos de automação de processos

A automação de processos está presente em diversas áreas de uma empresa. Para ilustrar melhor, confira alguns exemplos de diferentes setores:

Recursos Humanos

• Onboarding – automação de tarefas como geração de contratos, acesso a sistemas internos e agendamento de treinamentos;

• Folha de pagamento – cálculo automático de salários, benefícios e impostos, além da geração de holerites;

• Recrutamento – triagem automática de currículos, agendamento de entrevistas e envio de comunicados aos candidatos.

Por exemplo, a Unilever utiliza a automação de processos no setor de Recursos Humanos para otimizar o recrutamento e a integração de novos colaboradores. Quer saber o resultado? A corporação diminuiu em cerca de 75% o tempo de contratação, além de elevar a diversidade dos candidatos escolhidos.

Financeiro

• Contas a pagar e receber – automatização da emissão de boletos, conciliação bancária e geração de relatórios financeiros;

• Gestão de despesas – aprovação automática de notas fiscais e reembolso de gastos;

• Orçamentos – criação de orçamentos personalizados de forma rápida e eficiente, favorecendo o planejamento financeiro.

Quer um exemplo? A Nubank implementou sistemas que automatizam a emissão de boletos, a conciliação bancária e a geração de relatórios financeiros, garantindo maior precisão e agilidade nas transações.

Vendas

• Geração de leads – automatização da captura de leads por meio de formulários on-line e envio de e-mails de nutrição;

• Gerenciamento do funil de vendas – automatização do acompanhamento de oportunidades de venda e envio de propostas personalizadas;

• Atendimento ao cliente – utilização de chatbots para responder a dúvidas frequentes e direcionar os clientes para os atendentes mais adequados.

Sabe qual empresa adota a automação de processos no setor de vendas? A Salesforce, gigante em soluções de CRM. Ela automatiza a geração de leads, capturando dados de potenciais clientes a partir de formulários on-line e segmentando esses leads para campanhas de e-mail específicas. 

Produção

• Controle de qualidade – inspeção automática de produtos para garantir a conformidade com os padrões de qualidade;

• Gestão de estoque – automatização do pedido de compra de matéria-prima quando o estoque atinge o nível mínimo;

• Manutenção – programação de manutenções preventivas e preditivas de equipamentos.

Por exemplo, a Toyota utiliza automação de processos em sua produção para garantir eficiência e qualidade em larga escala. No controle de qualidade, a Toyota emprega sistemas automatizados de inspeção que verificam cada peça fabricada em tempo real.

Além disso, a Toyota automatizou o gerenciamento de estoque: sempre que os níveis de matéria-prima ficam abaixo de um limite pré-estabelecido, o sistema realiza pedidos automáticos. Isso assegura a continuidade da produção.

Marketing

• E-mail marketing – criação e envio automáticos de campanhas de e-mail personalizadas;

• Gestão de redes sociais – publicação automática de conteúdo e monitoramento de menções à marca;

• Análise de dados – automatização da coleta e análise de dados para tomada de decisões mais assertivas.

Uma empresa que se destaca por automatizar processos no setor de marketing é a HubSpot. Ela oferece uma plataforma de automação que viabiliza criar e enviar campanhas de e-mail marketing personalizadas automaticamente. A plataforma também segmenta os destinatários com base em seu comportamento e interesses. 

Por que automatizar processos empresariais?

A automação de processos é um investimento que traz diversos benefícios para o seu negócio:

• mais produtividade – faça mais com menos;
• menos erros – garanta a qualidade dos seus produtos e serviços;
• menos custos – reduza seus gastos operacionais;
• mais agilidade – seja mais rápido e eficiente;
• melhores decisões – tome decisões mais estratégicas.

Quer dizer, pense na automação de processos como um cirurgião robótico. Um cirurgião humano, por mais habilidoso que seja, está sujeito a tremores, fadiga e limitações físicas. 

Um robô cirúrgico, por outro lado, executa movimentos precisos, com uma força constante e sem a necessidade de pausa. Entretanto, assim como em uma cirurgia, a automação exige:

• planejamento;
• especialização;
• manutenção.

Quais são os tipos de automação de processos?

Existem diversos tipos de automação de processos que facilitam o dia a dia das empresas, cada um voltado para necessidades específicas. Conheça alguns dos principais:

Chatbots

Chatbots são programas de computador projetados para simular conversas humanas, geralmente por meio de texto, mas também podem incluir fala.

Isso acontece porque o robô é programado para entender o que você escreve e dar respostas, graças ao processamento de linguagem natural (PLN). É como se o chatbot tivesse um dicionário gigante e soubesse as regras da gramática.

Por exemplo, suponha que você tem uma loja de roupas e adotou um chatbot para automatizar o atendimento ao cliente. Se o consumidor perguntar algo do tipo “Qual é o tamanho de uma camisa M?”, o chatbot procura em sua base de dados por informações relacionadas.

Com base nas informações encontradas, ele monta uma resposta clara e concisa, como “O tamanho M equivale a [medida em centímetros]”. Isso libera a equipe humana para se dedicar a tarefas mais complexas e que exigem um toque pessoal.

Hiperautomação

Hiperautomação é uma abordagem abrangente que combina diversas tecnologias de automação para automatizar processos complexos e de ponta a ponta. As tecnologias incluem Robotic Process Automation (RPA), inteligência artificial, machine learning e outras.

O objetivo é automatizar até processos complexos, expandindo a automação para atividades que envolvem maior análise e tomada de decisões. Por exemplo, imagine uma empresa que precisa revisar e aprovar centenas de contratos todos os meses.

Com a hiperautomação, o sistema pode identificar e organizar os documentos. Além disso, ele identifica pontos críticos dos contratos, compará-los com políticas internas e, em alguns casos, até aprová-los ou sugerir ajustes automaticamente.

BPMS (Business Process Management System)

Essa é uma plataforma de software que permite modelar, automatizar e otimizar processos de negócios. Por exemplo, pense no processo de aprovação de um pedido de compra. 

Com um BPMS, cada etapa — desde a solicitação inicial até a aprovação final — é controlada e monitorada pela plataforma. Isso garante que o processo flua continuamente, notificando cada pessoa no momento certo e armazenando um histórico detalhado para análise futura.

URA (Unidade de Resposta Audível)

URA é um sistema de atendimento telefônico automatizado que interage com os clientes por meio de mensagens gravadas. Funciona assim: o cliente digita opções ou fala comandos para navegar por um menu e obter informações ou realizar transações.

Por exemplo, uma URA pode ser utilizada para agendar consultas médicas, verificar saldos bancários ou fornecer informações sobre produtos.

Dessa maneira, a URA torna o atendimento mais rápido e eficiente. Afinal, os clientes resolvem suas necessidades sem precisar esperar por um atendente, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

RPA (Robotic Process Automation)

RPA é a automação de tarefas repetitivas e baseadas em regras, como digitação de dados, extração de informações e movimentação de arquivos entre sistemas. Isso ocorre por meio de “robôs” de software que imitam as ações humanas, realizando essas tarefas de forma mais rápida e sem erros.

Esses robôs são programados para realizar tarefas específicas, como clicar em botões, preencher formulários e copiar e colar informações. Ou seja, exatamente como uma pessoa faria, mas automatizadamente.

Scripts

Scripts são sequências de comandos ou instruções que automatizam tarefas específicas. Ele pode ser usado para automatizar a geração de relatórios, a extração de dados ou a execução de testes.

Em outras palavras, um script é como uma receita: ele contém uma sequência de passos bem definidos que, quando executados, resultam em um produto final. Isso ajuda as empresas a economizarem tempo, reduzir erros e garantir que essas tarefas sejam executadas de maneira padronizada e sem falhas.

• Leia também: Seguro para pequenas empresas: quais os principais tipos, benefícios e por que contratar?

O que fazer para automatizar processos na sua empresa?

A automação de processos é a chave para otimizar operações, aumentar a eficiência e reduzir custos em qualquer empresa. Mas por onde começar? Siga o passo a passo a seguir:

Identifique os gargalos

• Analise seus processos – Quais estão mais lentos? Quais geram mais retrabalho?
• Priorize – comece pelos processos que mais impactam seus resultados e a satisfação do cliente.

Mapeie os processos em detalhe

• Crie um fluxograma – visualize cada etapa do processo, desde o início ao fim;
• Documente – registre todas as informações relevantes, como responsáveis, prazos e sistemas envolvidos.

Encontre as oportunidades de automação

• Identifique tarefas repetitivas – quais tarefas podem ser automatizadas para liberar seus colaboradores para atividades mais estratégicas?

• Busque por erros e atrasos – onde estão os pontos de atrito no seu processo?

• Visualize o futuro – imagine como o processo ideal funcionaria, com menos etapas manuais e mais agilidade.

Defina metas e indicadores

• Estabeleça objetivos claros – o que você espera alcançar com a automação? Redução de custos, aumento da produtividade, melhoria da qualidade?

• Crie indicadores – defina métricas para acompanhar o desempenho do seu processo automatizado.

Escolha a ferramenta certa

• Opte por soluções no-code – facilite a implementação e a personalização dos seus fluxos de trabalho;

• Considere a integração – verifique se a ferramenta se integra aos seus sistemas existentes;

• Avalie o suporte – certifique-se de que a ferramenta oferece suporte e recursos para te ajudar na jornada de automação.

Configure e implemente

• Crie seus fluxos de trabalho – utilize a ferramenta para modelar seus processos de forma visual e intuitiva;

• Automatize as tarefas – configure as regras de automação para cada etapa do processo;

• Utilize templates – aproveite modelos prontos para acelerar a implementação.

Acompanhe os resultados

• Monitore os indicadores – acompanhe de perto o desempenho do seu processo automatizado;

• Faça ajustes – realize ajustes conforme necessário para otimizar os resultados.

O que é automação com IA?

A automação com IA é o uso de tecnologias inteligentes para automatizar tarefas e processos que antes eram realizados manualmente. 

Imagine um robô virtual — mas muito mais sofisticado — capaz de aprender, tomar decisões e executar tarefas complexas, como um humano. Porém, sem se cansar e sem cometer erros. Essa é a automação com IA. 

O que são ferramentas de automação de processos?

Ferramentas de automação de processos são softwares projetados para tornar tarefas repetitivas e manuais em processos automatizados, mais eficientes e precisos. Algumas das principais são:

RPA (Robotic Process Automation)

É como um robô digital que imita as ações de um humano em um computador. Ele pode abrir programas, digitar informações, copiar e colar dados, e assim por diante.

Gestão de workflows

Define e controla a sequência de atividades em um processo. É como um fluxograma digital que determina quem faz o quê e em qual ordem.

Integração de processos

Conecta diferentes sistemas e aplicativos, permitindo que eles troquem informações de forma automática.

Automação de documentos

Automatiza tarefas relacionadas a documentos, como digitalização, classificação, extração de dados e arquivamento.

Gestão de regras de negócio

Define e aplica regras complexas para tomar decisões automatizadas. Por exemplo, uma regra de negócio pode definir que um pedido só pode ser aprovado se o cliente tiver um limite de crédito suficiente.

BPM (Business Process Management)

É uma abordagem mais abrangente que engloba o design, a execução e a otimização de processos de negócio.

Automação cognitiva

Combina a automação com inteligência artificial, permitindo que os sistemas aprendam e se adaptem a novas situações.

Quais são os principais desafios enfrentados pelos profissionais diante da automação?

A automação, com seus avanços tecnológicos, traz uma série de desafios que exigem adaptação e investimento por parte das empresas. Alguns dos principais desafios incluem:

Qualificação da mão de obra

A automação exige profissionais com habilidades técnicas específicas, como programação, manutenção e operação de sistemas complexos.

Segurança cibernética

Com o aumento do volume de dados gerados pelos sistemas automatizados, a segurança cibernética se torna um desafio crítico. Para você ter ideia, o tráfego global atingiu 59 exabytes apenas em 2023, segundo o relatório anual da DE-CIX.

Logo, a constante evolução das ameaças cibernéticas exige a implementação de medidas de segurança robustas e atualizadas.

Desenvolvimento tecnológico

A tecnologia da automação está em constante evolução, exigindo investimentos em pesquisa e desenvolvimento para manter os sistemas atualizados.

Manutenção preditiva

Implementar sistemas de manutenção preditiva exige o uso de tecnologias avançadas e a análise de grandes volumes de dados. E, ainda, a falta de padrões e metodologias estabelecidas dificulta a implementação de sistemas de manutenção preditiva.

Conclusão

Conforme mencionado, a automação de processos oferece precisão, eficiência e consistência, mas exige planejamento, especialização e manutenção. Assim, ela é uma ferramenta poderosa que, quando utilizada corretamente, pode transformar como as empresas operam.

Se deseja otimizar ainda mais os resultados da sua empresa, convidamos você para conferir nosso artigo Retenção de talentos: o que é? Entenda como funciona e principais estratégias para aplicar em sua empresa.

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