CT-e: o que é, como emitir e qual a relação do documento com o seguro de transporte de carga?

Frequentemente confundido com a nota fiscal eletrônica ou com outros itens, o CT-e é um documento fundamental no setor de transportes de carga. Portanto, se a sua empresa atua no ramo, é muito importante conhecer o significado da sigla, bem como para que serve e como emitir a documentação. 

O CT-e é utilizado como comprovação fiscal para todas as operações de transporte e frete, independente da modalidade — aérea, ferroviária, rodoviária, dutoviária ou aquaviária. Sendo assim, a sua emissão é obrigatória e deve ser cadastrada com regime de apuração normal, optante pelo regime do Simples Nacional ou registrada como operador no sistema Multimodal de Cargas.

A obrigatoriedade só não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI). Se for seu caso, você pode solicitar o credenciamento voluntário para emitir o CT-e na página de credenciamento da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. No entanto, se não for MEI e estiver rodando sem o documento, é importante saber que se trata de uma irregularidade, logo, se um sinistro ocorrer à carga, você não terá direito à indenização da companhia seguradora. 

Desse modo, é essencial estar por dentro do tema e respeitar as normas em vigor, a fim de evitar prejuízos para os negócios. Acompanhe este artigo para saber todos os detalhes sobre o CT-e!

O que é CT-e e qual é a sua finalidade?

A sigla se refere ao Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento digital exclusivo da atividade de transporte, instituído em 2007 pelo Ajuste Sinief 09/2007. O CT-e deve ser emitido e armazenado eletronicamente e tem a função de documentar a prestação de serviço de transporte de carga, especialmente para fins fiscais.

Ainda, a validade jurídica do documento é assegurada pela assinatura digital do emitente, que garante sua autoria e integridade, e pela autorização de uso emitida pelo Fisco. De acordo com o Ministério da Fazenda, o CT-e tem validade em todos os estados brasileiros.

Qual a diferença entre CT-e e NFS-e?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico não pode ser confundido com a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), que consiste no registro eletrônico oficial de uma operação de prestação de serviço que ocorre entre pessoas jurídicas ou entre uma PJ e uma pessoa física.

A NFS-e é, ainda, um documento que deve ser emitido pelos contribuintes de Imposto sobre Serviço (ISS), que é um imposto municipal. Por isso, segundo o Ministério da Fazenda, é de uso restrito dos prestadores de serviço do município que estiverem sujeitos ao ISS. 

Quando emitir o NFS-se no lugar do CT-e?

Essa questão é um tanto complexa e muitas organizações acabam agindo da forma equivocada. Quando o transporte a ser realizado ocorrer de um local para outro dentro do mesmo município, incide sobre o serviço o imposto municipal, portanto, a empresa deverá emitir o NFS-e. 

Mas caso o transporte seja intermunicipal, ou seja, entre diferentes municípios, o correto é emitir o CT-e, pois esses serviços sofrem incidência do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

O CT-e substitui o MDF-e?

Não, o CT-e e o MDF-e são documentos diferentes e complementares, logo, ambos essenciais no transporte de cargas. O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é destinado a resumir a operação de frete. Sendo assim, nele constam as principais informações sobre a viagem e o seguro de carga obrigatório.

A finalidade do MDF-e é vincular, em um único documento com validade em território nacional, todos os documentos fiscais relacionados ao frete. Unificando a documentação que compõe a operação, ele agiliza o processo e reduz a burocracia envolvida no transporte de carga. Para saber mais sobre o MDF-e, você pode conferir este outro artigo.

O CT-e e o CTRC são o mesmo documento?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico foi criado para substituir o antigo Conhecimento de Transporte Rodoviário (CTRC), que não era digital, e sim em papel. Após a mudança, o CT-e passou a valer como documento responsável por registrar a prestação de serviço de transporte e, assim, o uso do CTRC foi descontinuado.

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Qual a diferença entre o DACT-e e CT-e?

Por fim, o DACT-e é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico e se trata de uma representação simplificada e física do CT-e. Nesse sentido, o DACT-e contém a chave de acesso para consulta do conhecimento e deve acompanhar a mercadoria durante o seu deslocamento. Para tanto, ele precisa ser impresso em folha A5 ou A4.

Quem precisa emitir CT-e?

Todas as cargas que circulam no país devem ter um Conhecimento de Transporte Eletrônico. Além de ter validade em todo o território nacional, o documento tem que ser apresentado durante as fiscalizações ocorridas no transporte dos produtos. Ainda, como já mencionamos, a sua emissão é obrigatória para todos os modais de transporte.

Conforme Ajuste Sinief 08/2012, o CT-e é obrigatório para os contribuintes do ICMS, em substituição aos documentos em papel equivalentes para as empresas dos seguintes modais:

• rodoviário — cadastradas com regime de apuração normal (Lucro Real ou Lucro Presumido), optantes pelo regime do Simples Nacional ou cadastradas como operadores no sistema Multimodal de Cargas;
• dutoviário;
• aéreo;
• aquário;
• ferroviário;
• multimodal.

Quais documentos o CT-e substitui?

Um dos objetivos da utilização dos documentos digitais no transporte de cargas é a simplificação do processo e a desburocratização das operações. Logo, conforme a atual legislação, o CT-e dispensa a emissão de alguns outros documentos fiscais, antes necessários:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Quais são as vantagens do CT-e para a transportadora?

Além de substituir vários documentos, a utilização do Conhecimento de Transporte Eletrônico traz uma série de benefícios a todos envolvidos na prestação de serviços de transporte, sobretudo às empresas transportadoras.  

Redução de custos

Uma das principais vantagens do CT-e, com certeza, é a redução de custos em vários aspectos. Como ele é eletrônico, o transportador deixa de ter despesas com a aquisição de papel e a impressão do documento fiscal e deve imprimir apenas o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). 

Além disso, há também uma redução nos custos referentes à armazenagem da documentação relacionada ao frete, uma vez que o valor do arquivamento digital é muito mais baixo do que o físico.

Otimização dos processos de organização da empresa

Além da dispensa da impressão, a documentação digital possibilita o gerenciamento eletrônico de documentos, o que garante a otimização dos processos de organização, guarda e gestão desses itens. 

Maior agilidade e menor perda de tempo

A utilização do CT-e também impacta no tempo de parada dos caminhões em postos fiscais de fronteira. Isso porque, com o documento, o processo de fiscalização de mercadorias realizado nesses locais se torna muito mais simples. 

Simplificação de obrigações acessórias

O CT-e não apenas substitui os documentos que mencionamos anteriormente, como também prevê a dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF). No futuro, pode ser que ele dispense, ainda, a necessidade de outras obrigações acessórias.

E os benefícios do CT-e para os outros atores envolvidos no transporte de cargas?

Não são apenas as transportadoras que se beneficiam com a adoção do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Os outros atores também têm vantagens a partir da sua atualização. Para as empresas tomadoras de serviço, por exemplo, o conhecimento digital permite a redução de erros de escrituração. 

Já para o fisco, representa um aumento na confiabilidade do documento, uma redução de custos e melhoria do controle fiscal. Ainda, o CT-e também diminui a sonegação e, assim, aumenta a arrecadação, sem precisar ajustar a carga tributária.

Por fim, a sociedade também ganha, pois a utilização de documentos digitais reduz o consumo de papel. Além disso, incentiva o uso de novas tecnologias e o surgimento de negócios e empregos em serviços relacionados ao CT-e.

Como emitir o CT-e?

Se a sua empresa realiza transportes, ela precisa do Conhecimento de Transporte Eletrônico e, para isso, é necessário estar por dentro do processo de emissão do documento. Aqui vão os passos que você deve seguir!

Credenciamento na Sefaz

A emissão do CT-e exige, em primeiro lugar, que a empresa de transportes esteja credenciada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado de atuação. Caso tenha sede em mais de um local, será preciso se inscrever em cada um separadamente.

Certificado digital

Para emitir o conhecimento, também será necessário providenciar um certificado digital, que garantirá a assinatura digital do documento. O certificado assegura a autenticidade das informações e a identificação da organização. Muitas empresas realizam esse serviço, mas é fundamental que a certificadora seja credenciada à ICP-Brasil para o certificado ser válido.

Autorização para emissão

Outro passo importante é a obtenção da autorização para emissão do CT-e, que deve ser solicitada à Secretaria da Fazenda. Para tanto, será necessário lançar os dados no sistema e esperar a autorização — o que costuma acontecer em poucos minutos.

Ainda, é essencial saber que a autorização do órgão responsável é fundamental e somente após a confirmação o transporte poderá ser executado. Caso contrário, o frete será considerado irregular e a empresa poderá sofrer alguma penalidade.

Software emissor de CT-e

Se a sua empresa for MEI, é possível utilizar o programa de emissão de CT-e da Sefaz. Contudo, para as médias e grandes transportadoras, o ideal é contar com um software que tenha essa função.

Existem vários sistemas desse tipo no mercado que, muitas vezes, agregam também outras funcionalidades referentes às operações de transporte de carga. Entre eles, podemos citar o Otimizy, o Simples CTE, o NFService, o Bsoft, o Hivecloud e o FreeCTe. A dica é fazer uma pesquisa e entender qual se encaixa melhor às necessidades da sua empresa.

A utilização de sistemas desse tipo possibilita que o processo seja mais rápido e seguro, reduzindo o envolvimento da equipe da transportadora na emissão do documento. Isso significa mais tempo para a realização de outras tarefas.

Qual é a relação do CT-e com o seguro de transporte de carga?

Durante a averbação de carga, processo por meio do qual a empresa de transportes comunica à seguradora os detalhes do frete e da mercadoria de cada viagem, é necessário fornecer algumas informações contidas na documentação do transporte.

Dentre elas, dados do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais-e e também do Conhecimento Eletrônico de Transporte. Normalmente, essa comunicação é realizada pela internet e a empresa preenche um formulário, onde deve indicar, por exemplo, o CT-e e a chave de acesso.