Ao discutir os principais objetivos de uma empresa, em algum momento a conversa inevitavelmente vai terminar no tema “eficiência operacional”. Mesmo que o empresário ou gestor utilize outras palavras, ele certamente vai expressar algum nível de preocupação em obter melhores resultados com menos custos.
E qual seria a melhor solução?
Cortar custos de forma brusca ou reduzir investimentos e mão de obra pode ter o efeito contrário e não otimizar a relação entre resultados e custos. Por outro lado, analisar, revisar e remodelar os processos internos pode levar a uma evolução mais consistente ao longo do tempo e, claro, a uma maior eficiência operacional.
Em resumo, é isso o que significa focar na eficiência operacional.
Neste artigo completo sobre o tema, descubra em detalhes sua importância e como aprimorar a eficiência operacional de sua empresa. Acompanhe!
O que é eficácia operacional?
Eficiência operacional é a capacidade que uma empresa possui de melhorar seus processos operacionais, reduzindo custos e, ao mesmo tempo, aumentando a qualidade de seus serviços ou produtos. Em outras palavras, isso se traduz em ser mais competente e produtiva, minimizando erros e falhas.
Michael Porter, professor e especialista em economia, conhecido pelo modelo de análise As 5 Forças de Porter, acredita que a eficácia operacional se refere à capacidade de executar atividades empresariais semelhantes de forma superior à concorrência.
Porter também aborda que a eficácia operacional inclui diversas práticas que permitem a uma empresa fazer o melhor uso de seus insumos. Por exemplo, reduzir defeitos de produtos ou acelerar o desenvolvimento de itens com maior qualidade.
Entretanto, Porter faz uma importante diferenciação entre estratégia e eficácia operacional, esclarecendo o impacto distinto oferecido por cada uma dessas atividades.
Vamos entender isso melhor no próximo tópico.
Qual a diferença entre estratégia e eficiência operacional?
Eficiência operacional, como vimos na definição de Porter, refere-se à capacidade da organização de executar atividades melhor do que os concorrentes. Diferentemente disso, o posicionamento estratégico parte da premissa de que a eficiência operacional não é suficiente, sendo necessário se diferenciar da concorrência.
Trocando em miúdos, a busca por eficiência operacional está focada em melhorar as atividades que já fazem parte do repertório da empresa. Isso inclui tarefas voltadas para otimizar processos, reduzir custos e aprimorar a produtividade.
Já o posicionamento estratégico está ligado a escolhas únicas que criam vantagem competitiva sustentável. Aqui, tratamos das decisões sobre o que fazer para se destacar no mercado e gerar valor de forma diferenciada para o cliente – fazer diferente para ser notado.
Porter destacou essa diferença porque, em sua visão, técnicas de gestão operacional podem ser facilmente copiadas. Ou seja, o que hoje sua empresa domina, o concorrente pode reproduzir amanhã e alcançar maior vantagem em termos de eficiência.
Vale reforçar que a estratégia ser um item relevante a ser considerado não diminui a importância da eficiência operacional, pois ela é essencial para manter a operação consistente e confiável. Na verdade, trata-se de um elemento a mais a ser considerado no planejamento.
Com essa diferenciação em mente, é hora de conhecer os benefícios de tornar sua empresa mais eficiente operacionalmente.
Qual a importância da eficiência operacional?
Ao avaliar e acompanhar continuamente a eficiência operacional, a empresa consegue identificar gargalos, aprimorar o desempenho e aproveitar todas as oportunidades. Consequentemente, com esse olhar mais estratégico e abrangente, a companhia se torna mais competitiva e satisfaz os clientes.
A seguir, elencamos os principais benefícios que destacam a importância de tornar sua empresa mais eficiente operacionalmente. Vejamos:
Qualidade dos produtos e serviços
Ao reduzir os erros nas operações, a gestão garante a entrega de produtos e serviços de alta qualidade. Por exemplo, caso seja identificado um erro no produto final, é possível rastrear a etapa do processo que originou o problema e, com uma revisão operacional, evitar que ele se repita no futuro.
Gestão de tempo
Ser mais eficiente operacionalmente também significa fazer mais em menos tempo. Imagine, por exemplo, funcionários ociosos devido a problemas em máquinas ou uma etapa do processo parada por um erro na compra de matérias-primas. Com uma boa gestão operacional, o tempo se torna um aliado estratégico da organização.
Satisfação do cliente
Cada esforço no sentido de aprimorar a eficiência operacional do negócio é percebido pelo consumidor final. Isso porque a eficiência nos processos reduz a incidência de problemas, garante maior excelência e melhora a experiência como um todo.
Assim, satisfeito com o produto ou serviço adquiro, o cliente tende a se fidelizar e até mesmo se tornar um promotor da marca.
Lucratividade
Lucratividade é o ganho que a empresa gera sobre o trabalho que desenvolve. Se os esforços operacionais são bem geridos, a tendência positiva é a cobertura dos custos, o que garante um bom percentual de lucro com as vendas.
Como medir a eficiência operacional?
Há diferentes maneiras de calcular a eficiência operacional de um negócio. No contexto da produção industrial, alguns indicadores são comumente utilizados, sendo eles:
OTIF (On Time In Full)
OTIF é um acrônimo da língua inglesa que pode ser traduzido como “no horário e completo”. Este indicador de eficiência operacional é utilizado para acompanhar entregas de produtos e serviços tanto para clientes internos quanto externos.
Este indicador é importante porque a pontualidade nas entregas é um fator vital para a confiança e satisfação dos clientes. Nesse sentido, o OTIF examina dois critérios:
- On time: os compromissos firmados foram cumpridos dentro do tempo (data e horário) informado ao cliente?
- In full: o pedido foi entregue em sua totalidade, exatamente conforme as especificações que o cliente solicitou?
Considerando os dois fatores acima, você terá um indicador completo para avaliar coerentemente o desempenho das entregas.
Exemplo de cálculo do OTIF
OTIF = (On time x In full) / 100
85% das entregas foram feitas no horário: OT = 0,85
95% das entregas foram completas, conforme as especificações: IF = 0,95
OTIF = 0,85 x 0,95
OTIF = 0,8075
OTIF = 80
OLE (Eficácia Geral do Trabalho)
O OLE é o indicador da eficácia geral do trabalho que, como o nome sugere, analisa o impacto dos fatores de disponibilidade, desempenho e qualidade na produtividade. A partir desse indicador, é possível tomar decisões operacionais mais certeiras e, se necessário, implementar medidas corretivas rapidamente.
Os três fatores significam:
- Disponibilidade: porcentagem de tempo investido na execução das operações, considerando interrupções planejadas e não planejadas;
- Desempenho: volume de produto entregue;
- Qualidade: porcentagem de produtos produzidos que atendem aos padrões de qualidade esperados e estão aptos para venda.
Combinando esses três fatores, o gestor obtém uma visão precisa sobre a eficácia do trabalho, podendo identificar chances de aprimorar a operação.
Exemplo de cálculo do OLE
Considere que uma indústria alcançou os seguintes resultados:
- Disponibilidade: 87% = 0,87
- Desempenho: 95% = 0,95
- Qualidade: 0,94% = 0,94
Dessa maneira:
OLE = Disponibilidade x Produtividade x Qualidade
OLE = 0,87 x 0,95 x 0,94
OLE = 0,7769
OLE = 77%
OEE (Eficiência Global dos Equipamentos)
O indicador OEE é utilizado para mensurar a eficiência de equipamentos e avaliar o desempenho desses itens no suporte aos processos. Essa medida pode ser aplicada a diferentes tipos de equipamentos, desde ferramentas básicas até sistemas mais complexos.
O OEE se baseia em três fatores:
- Disponibilidade: porcentagem de tempo em que o equipamento esteve em operação;
- Performance: porcentagem da produção realmente atingida em relação ao esperado;
- Qualidade: fração de mercadorias produzidas sem defeito, considerando o total de peças produzidas.
Exemplo de cálculo do OEE
Considere que uma indústria alcançou os seguintes resultados:
- Disponibilidade: 93% = 0,93
- Performance: 95% = 0,95
- Qualidade: 98% = 0,98
Dessa maneira:
OEE = Disponibilidade x Performance x Qualidade
OEE = 0,93 x 0,95 x 0,98
OEE = 0,8658
OEE = 86%
4 principais ferramentas para aumentar a eficiência operacional?
Agora que você viu algumas maneiras de mensurar a eficiência operacional, também é importante conhecer ferramentas que são verdadeiras aliadas para evitar ao máximo a presença de ruídos em sua operação. A seguir, reunimos quatro delas:
1. Automação de processos
Você sabia que é possível automatizar muitas das tarefas maçantes e recorrentes executadas pelos funcionários? Atividades manuais estão mais sujeitas a falhas humanas, o que vai na contramão da busca pela eficiência.
Por isso, automatizar processos é tão importante: a produtividade melhora e o tempo da equipe é liberado para tarefas mais estratégicas.
2. Gestão de processos e tarefas
A partir de parâmetros claros para os fluxos internos, a companhia pode garantir padrões de qualidade em cada etapa da operação.
Aqui, várias ferramentas são úteis: desde a Metodologia 5W2H, que oferece uma visão mais estruturada dos processos, até sistemas como o Trello ou Asana, que viabilizam um gerenciamento mais eficiente das atividades rotineiras.
3. Análise de dados
Quando bem manejados, dados podem ser uma excelente fonte na busca pela eficiência operacional. Por exemplo, a partir da coleta e análise de dados, uma empresa de atendimento ao cliente pode descobrir que há picos de demanda às 14h, permitindo reforçar o atendimento nesse período estratégico.
4. Sistemas integrados
ERP e CRM são exemplos de sistemas que podem ser integrados para criar um repertório certeiro de dados que vão contribuir com o sucesso do negócio.
Aqui incluem-se desde informações de gestão interna do ERP (financeiro, produção e estoque) até dados de relacionamento com os clientes obtidos no CRM (histórico de compras e preferências).
Como melhorar a eficiência operacional?
Se você identificou pontos onde a sua operação é ineficiente, as sugestões que elencamos a seguir serão úteis para implementar as melhorias necessárias. Vejamos:
1. Faça o mapeamento de processos
Antes de mais nada, faça uma revisão completa de seus processos, onde você deve documentar os processos, visualizar como ocorre cada fluxo e as falhas presentes que impactam diretamente o desempenho da equipe.
É de suma importância priorizar os processos mais críticos cujo impacto é maior na realização das atividades.
Neste outro artigo, abordamos como fazer o mapeamento de processos, os tipos de ferramentas e sua importância para as empresas. Vale a pena conferir!
2. Invista no desenvolvimento da equipe
Não dá para ignorar o peso que os funcionários representam na busca pela eficiência operacional. Nesse sentido, aproxime todo o time nas ações de melhoria, ouça suas percepções e abra espaço para sugestões de quem vivencia diariamente a operação.
Também é válido incorporar treinamentos sobre ferramentas e metodologias que contribuam para um andamento eficaz da operação.
3. Fique de olho nos indicadores de eficiência
Não promova mudanças sem acompanhar ativamente os seus desdobramentos. Afinal, as metas e indicadores estão aí para isso: para verificar, a partir de dados confiáveis, se a eficiência do seu processo aumentou ou diminuiu em certo período.
Para tal, você pode contar com os indicadores que listamos anteriormente neste conteúdo, ou ainda definindo KPIs específicos.
4. Incorpore a melhoria contínua na cultura organizacional
Sua equipe precisa ser direcionada de forma permanente na busca por processos operacionais eficientes. Nesse sentido, nada melhor do fazer o conceito de eficiência operacional correr nas veias da organização.
E indo além da promoção de treinamentos e debates, busque reconhecer e recompensar os esforços da equipe, criando um ambiente motivador que valoriza a busca por resultados.
A melhora da eficiência também tem a ver com um bom manejo dos riscos operacionais. Confira agora este outro conteúdo imperdível e siga aprendendo!
Conclusão
Então, como está a eficiência operacional do seu negócio? Ao longo deste artigo, você deve ter notado algum ponto para melhorar, acertamos? Se for o caso, esperamos que nossas dicas e sugestões te ajudem a dar o pontapé inicial a favor das melhorias necessárias!
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