Gestão de estoque: o que é e para que serve? Entenda como realizar e importância para empresas!

Para atender às demandas do público, reduzir custos e alcançar o sucesso econômico tão buscado, a gestão de estoque é um processo primordial nas empresas.

Gestão de estoque é todo o processo de gerenciamento de estoques, desde matérias-primas até produtos finais. Seja distribuidor, varejista ou atacadista, o controle de estoque é fundamental para garantir o crescimento e a satisfação do cliente.

Como você vai conferir neste conteúdo, o bom controle de estoque passa pelo acompanhamento dos produtos que entram e saem, contagem dos itens, integração com outras áreas e uso da tecnologia para um maior ganho de eficiência.

Para conferir os tipos de gestão de estoque, as etapas desse processo, assim como os principais erros para evitar cometer, continue esta leitura!

O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque é o processo de armazenar, controlar e organizar produtos, com o objetivo de atender plenamente às demandas dos clientes. Para tal, essa gestão envolve técnicas que visam otimizar o fluxo e manter um bom giro dos produtos no estoque.

Assim sendo, o estoque é como a despensa que temos em casa. Ela precisa ser organizada, onde sabemos o que tem, o que falta e o que está perto de vencer. Assim, se for necessário comprar novos produtos, podemos tomar uma decisão mais acertada.

No estoque da empresa, as coisas são similares. A propósito, é válido também destacar que o gerenciamento vai muito além de armazenar, pois envolve planejamento, organização e controle para garantir dados confiáveis e ajudar a empresa responder às demandas e tendências.

Para que serve a gestão de estoque?

A gestão de estoque possui a finalidade de manter a organização dos produtos armazenados no espaço físico (armazém). Através desse controle, a empresa pode evitar excessos e escassez de produtos no estoque, desperdícios, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente, uma vez que suas demandas são atendidas com eficácia.

Consequentemente, isso fortalece a saúde financeira e a lucratividade do negócio.

Via de regra, a gestão de estoque é o coração de todo negócio: se o fluxo de entrada e saída de produtos estiver descontrolado, todo o sistema sofre. Desse modo, na prática, setores como a produção, compras, vendas e atendimento ao cliente são áreas diretamente impactadas.

Qual é a função de gestor de estoque?

A principal responsabilidade do gestor de estoque é gerenciar os produtos, materiais e matérias-primas de uma empresa. Para tal, ele deve atuar no recebimento, conferência e armazenamento de produtos, garantindo sempre a precisão e a qualidade dos registros de entradas e saídas das mercadorias.

Além disso, o profissional deve colaborar com outras equipes, garantir a realização regular de inventários e gerenciar a reposição de itens, bem como minimizar perdas no estoque.

Outra atribuição do gestor de estoque é manter bons relacionamentos com fornecedores para garantir negociações vantajosas e de qualidade.

O gestor também atua na mediação de conflitos com transportadores ou equipes internas e, como líder, é responsável por orientar os processos e as atividades dos envolvidos.

Quais são os principais tipos de estoque?

Em diferentes contextos e modelos de negócio, um estoque pode cumprir diferentes funções. Pensando nisso, os principais tipos de estoque são:

• estoque sazonal: visa atender a demandas específicas em um momento específico do ano, como Dia das Crianças e Natal;

• estoque de segurança: é uma reserva de produtos, mantido para evitar rupturas no estoque em caso de variações na demanda do mercado;

• estoque máximo: quantidade máxima de produtos mantida para não gerar custos excessivos ou ocupar muito espaço;

• estoque médio: é um indicador que mensura a quantidade média de produtos mantidos em armazenamento durante um determinado período;

• estoque mínimo: quantidade mínima de produtos necessária para atender à demanda sem gerar excessos;

• estoque de contingência: armazenagem extra para atender situações imprevistas, como interrupções na cadeia de suprimentos;

• estoque em trânsito: designa mercadorias em transporte entre o ponto de origem e o destino final (centro de distribuição, loja, etc);

• estoque consignado: modelo de comercialização em que os produtos ficam em posse da loja, mas ainda pertencem ao fornecedor;

• estoque inativo: mercadorias obsoletas, sem movimentação, que estão estagnadas no inventário da empresa;

• dropshipping: modelo de negócio em que o vendedor não possui um estoque físico, e o envio de produtos é feito diretamente do fornecedor ao consumidor.

Vale a pena conferir: Seguro para estoque de loja: como funciona, quais as vantagens e o que cobre?

Quais são os pilares da gestão de estoque?

Uma gestão de estoque eficaz só é possível a partir de 4 pilares básicos que conferem ao gerenciamento uma maior inteligência estratégica. São eles:

Previsão de demanda

Prever a demanda futura usando dados do passado já é uma realidade com as ferramentas de análise preditiva.

Com isso, o gestor consegue organizar melhor o estoque, evitando que falte ou sobre produtos. Tomar decisões baseadas em dados traz economia, fazendo deste um dos pilares mais importantes da gestão de estoque.

Controle de estoque

Outro pilar essencial é o controle de estoque, que envolve, entre outras atividades, acompanhar as entradas e saídas de mercadorias.

Com um bom controle, é possível manter o estoque sempre no nível esperado. Sistemas de gestão ajudam muito nesse processo, conectando todos os setores da empresa e evitando perdas.

Gestão de compras

Planejar a compra de materiais ou produtos garante que o estoque seja abastecido na medida certa, sem faltar ou sobrar produtos.

Esse pilar também confere ao comprador maior poder para negociar prazos e preços mais vantajosos, o que se traduz na redução de desperdícios e no fortalecimento do relacionamento com fornecedores.

Contagem de inventário

A contagem de inventário, ou balanço do estoque, é quando a empresa faz a contagem física de todos os itens que possui nas instalações.

Esse procedimento permite ao gestor identificar produtos com pouca saída, excessos ou até erros entre a contagem física e os registros do sistema, podendo assim otimizar o estoque e liberar espaço para novos itens.

Quais são as etapas para o processo de gestão de estoque?

Se você ainda não tem estruturado um processo de gestão de estoque, vale a pena seguir os passos a seguir para implementá-lo:

1. Organizar a equipe

Neste primeiro passo, é necessário pensar e reunir todos os profissionais que possam contribuir com o planejamento e o gerenciamento de estoque.

Entre os quais, temos:

• profissionais do armazém, responsáveis pelo controle físico, recebimento e organização dos produtos;

• profissionais de logística, encarregados de coordenar as entradas e saídas de mercadorias;

• profissionais de vendas, que fornecem informações sobre a demanda e auxilia na previsão de necessidades;

• suporte técnico de TI, que pode orientar e gerenciar os sistemas a serem utilizados na gestão do estoque;

• profissionais do financeiro, que auxiliam na análise de custos, definição de orçamento e planejamento das compras.

2. Definir o seu objetivo

Com os envolvidos organizados, também é preciso saber com clareza o que se espera do processo de gestão de estoque.

Por exemplo, como ele pode ser melhor aprimorado para a precisão do estoque, otimização dos espaços, integração dos setores e ganho eficiência? Torne claro o objetivo para que ele possa nortear todo o processo.

3. Mensurar a eficiência do contexto atual

Observar o que está ou não funcionando atualmente é um passo importante para se obter um panorama completo e fiel das atividades atuais.

No levantamento, identifique:

• faltas ou excessos do estoque;
• perdas recentes;
• itens com baixa rotatividade;
• discrepâncias entre estoque físico e registros no sistema;
• métodos e ferramentas já utilizados atualmente;
• outras informações que auxiliem no processo.

4. Criar um plano de ação

Com base no diagnóstico e nos objetivos, é chegada e hora de finalmente pensar em soluções para organizar e gerir o estoque de forma produtiva e eficiente. Considerando que seja a primeira vez que o plano é desenvolvido, é válido começar definindo prioridades.

A priorização dependerá de quais são os problemas mais latentes hoje.

Alguns exemplos: divergências nos registros manuais de entradas e saídas, desorganização do espaço físico e atrasos no envio de pedidos e más condições de fornecedores atuais, gerando prazos curtos, custos elevados e afetando o fluxo de caixa.

Assim sendo, cada situação a ser superada com urgência requer ações práticas a serem listadas no plano de ação. Além disso, é importante também incluir no documento os responsáveis por cada etapa, prazos, além das ferramentas e métodos utilizados.

5. Monitorar e fazer ajustes

Mudanças repentinas no mercado, no comportamento do cliente ou mesmo dentro da empresa podem tornar certas decisões desatualizadas.

Por isso, é essencial acompanhar e avaliar com olhos atentos a gestão de estoque. Isso inclui reuniões com a equipe, monitoramento de métricas e ajustes nas ferramentas para aumentar a eficiência e produtividade.

Resumidamente, o plano de gestão de estoque precisa ser adpapável às mudanças, podendo assim ser a mola que leva a empresa ao sucesso e a alcançar seus objetivos.

Quais as vantagens da gestão de estoque?

O gerenciamento eficiente de estoque agiliza, com precisão, os processos de atendimento de uma empresa. No fim do dia, isso reflete diretamente em maior satisfação ao consumidor, uma vez que fica perceptível para ele que a empresa está preocupada, mais do que oferecer um produto de qualidade, em ser ágil e eficiente ao responder às suas demandas.

Do ponto de vista da empresa, a economia de recursos é outro ponto chave: ao reduzir despesas com armazenamento e logística, é possível manter a quantidade ideal de produtos, evitando tanto a falta quanto o excesso, mantendo ao mesmo tempo a produção e entrega em dia.

Empresas que atuam com alimentos perecíveis, como as do setor alimentício, se beneficiam ao evitar perdas em matérias-primas e produtos. Ou seja, quase tudo é aproveitável o tempo todo.

Além disso, uma gestão de estoque bem executada possibilita prever a demanda com maior precisão. Com isso, os fornecedores parceiros acabam se beneficiando, pois conseguem se planejar melhor na produção, fortalecendo a conexão e a confiança entre as partes comerciais.

Para finalizar, esse conjunto de benefícios explorados acima convergem para uma maior vantagem competitiva: um estoque bem gerenciado melhora o controle de custos, dá maior destaque à empresa no mercado e possibilita a exploração de preços e prazos mais atrativos, superando os concorrentes.

Quais são os principais métodos da gestão de estoque?

Embora somente o método PEPS seja aceito pela Receita Federal para o cálculo de impostos, há outras abordagens que podem – e devem – ser utilizadas internamente na organização para o gerenciamento do estoque, sendo elas:

• PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): os produtos mais antigos têm prioridade para sair. Ideal para evitar desperdício, especialmente em itens perecíveis;

• UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): recomendado para empresas com grande fluxo de vendas e alto ticket médio, como o setor de tecnologia. Esse método é importante devido à constante variação no custo dos produtos;

• PVPS (Primeiro a Expirar, Primeiro a Sair): usado principalmente no varejo e na produção de itens perecíveis, como alimentos, medicamentos e produtos pessoais;

• Curva ABC: classifica os itens conforme seu valor e impacto, dividindo-os em três grupos: grupo A (20% dos itens que geram 80% da receita), grupo B (30% dos itens que geram 15% da receita) e grupo C (50% dos itens que geram 5% da receita);

• Just in Time (JIT): a produção e o armazenamento de estoque ocorrem apenas conforme a demanda real, reduzindo custos e desperdícios;

• Custo específico: considera o preço individual de cada item, sendo comum para itens de alto valor, como máquinas e veículos;

• Custo a preço de venda no varejo: usado no varejo de grande volume, envolve a análise do preço de venda unitário, substituindo a margem de lucro pela margem média do período;

• MPM (Média Ponderada Móvel): calcula o preço médio do estoque, atribuindo mais peso aos itens adquiridos recentemente, o que ajuda a refletir melhor os custos atuais.

Quais são os principais desafios na gestão de estoque?

O gerenciamento de estoque envolve vários desafios e, diante do menor descuido, o erro cometido pode comprometer o sucesso da operação.

A seguir, confira os principais obstáculos da gestão de estoque:

• Falta de precisão na previsão de demanda;
• Falta de espaço de armazenamento;
• Sistemas de gerenciamentos ruins e pouco eficazes;
• Mudanças frequentes na demanda do cliente;
• Complexidade operacional para implementar metodologias;
• Gestão de fornecedores.

Quais são os principais erros na gestão de estoque?

Assim como existem práticas essenciais para o sucesso no gerenciamento de estoque, alguns erros podem comprometer a eficiência e até levar ao fracasso da gestão, como:

• não estocar o volume adequado para atender à demanda regular;
• estocar itens em excesso;
• manter o desalinhamento com compras, vendas e financeiro;
• não controlar a validade dos produtos;
• desconsiderar o giro dos produtos no planejamento;
• ignorar picos e quedas na demanda (sazonalidades);
• fazer inventários manualmente e não atualizá-los;
• não investir em tecnologia para otimizar processos;
• não treinar nem engajar a equipe responsável;
• não administrar bem as contas e fluxo de caixa da empresa;
• deixar de padronizar o cadastro de itens e materiais.

Qual a importância do seguro de estoque?

Mesmo todo o cuidado do mundo não é capaz de garantir 100% a proteção dos bens e produtos armazenados pela empresa. É nesse momento que entra o seguro de estoque.

O seguro de estoque é uma proteção empresarial destinada à cobertura de estoques, armazéns e mercadorias contra diversos tipos de riscos a que estão expostos. Isso inclui desde incêndio, explosão, danos elétricos, desastres naturais até roubo e furto qualificado nas dependências da empresa.

Com o seguro, todos os riscos previstos na apólice são transferidos para a seguradora. Isso significa que, se algo ruim e inesperado acontecer, o segurado deve receber o valor indenizatório para recuperar e/ou reparar os danos e prejuízos sofridos aos materiais ou mercadorias em estoques.

São várias as vantagens do seguro de estoque:

• Garantir a proteção e estabilidade financeira da empresa;
• Evitar perdas financeiras significativas que possam paralizar as operações;
• Oferecer tranquilidade ao gestor, podendo focar no crescimento da empresa;
• Manter sua reputação e competitividade no mercado;
• Garantir resiliência e longevidade nas operações empresariais.

Conclusão

Como vimos, uma gestão de estoque ineficiente pode gerar uma série de problemas para a empresa, desde causar uma má impressão aos consumidores até criar conflitos com fornecedores.

Por outro lado, uma gestão adequada de estoque mantém a empresa mais preparada para o futuro, atenta às variações do mercado e pronta para se adaptar. E, quando somada ao uso de tecnologias e tendências, torna os resultados e o sucesso do negócio uma realidade ainda mais tangível.

Agora que você já tem tudo em mãos para aprimorar sua gestão de estoque, que tal continuar aprendendo? No blog da Mutuus, você encontra mais conteúdos sobre o universo empresarial e seguros.