Em meio a tantos desafios em âmbito empresarial, o plano de contingência é primordial para que a empresa possa agir diante de crises.
Independentemente do porte e segmento da empresa, o plano de contingência mecanismo de ação importante contra riscos, sendo levantadas as medidas a serem tomadas para recuperar as funções corporativas o mais breve possível.
Esse documento visa antecipar os possíveis riscos e, a partir desse reconhecimento, listar o conjunto de medidas e ações antes que as ameaças se materializem.
Infelizmente, segundo mostra estudo de 2019 realizado pela Marsh/JLT com 200 empresas, 44,2% delas não possuem plano de contingência. E, para piorar, nem sequer consideraram a possibilidade de uma crise em seus orçamentos.
Saber como agir diante das incertezas do mundo corporativo é a melhor maneira de preservar os ativos da sua companhia. Pensando nisso, reunimos neste artigo as principais informações sobre plano de contingência empresarial. Confira!
O que significa o plano de contingência?
Um plano de contingência é um curso de ação desenvolvido para ajudar as empresas a responder de forma mais efetiva a um eventual incidente, evento ou situação negativa futura (incerteza) que possa vir a se concretizar.
Por vezes referido como um “plano B”, o plano de contingência é um componente importante do plano de gerenciamento de risco. Ou seja, esse conjunto de respostas contra riscos é uma ferramenta prática, orientada para a ação, dentro do processo estratégico da gestão de risco.
Para que serve o plano de contingência?
Um plano de contingência tem como objetivo principal tornar a empresa apta para enfrentar situações que fogem da normalidade e possam ameaçar a continuidade das operações. Porém, mais do que reconhecer tais riscos, o plano busca esclarecer cada passo a ser tomado após a identificação de um evento inesperado.
O plano de contingência está relacionado principalmente às respostas a incidentes como cibersegurança, problemas críticos de infraestrutura, crises de comunicação e financeiras, emergências e respostas à desastres naturais.
Assim, essa estratégia de resposta reduz os impactos causados à operação, protegendo os principais ativos e interesses da empresa. Entre outros tantos interesses, incluem-se os ativos de dados, pessoal, reputação, infraestrutura física, recursos financeiros, entre outros.
Com isso, os gestores podem assegurar a continuidade dos negócios, mesmo que para isso seja necessário operar com estratégia paliativa até que se restabeleça toda a normalidade.
Além disso, ao oferecer diretrizes claras e transparentes sobre como agir diante de imprevistos, o plano de contingência assegura respostas mais rápidas e previne o agravamento da situação.
Qual é a diferença entre análise de risco e plano de contingência?
Ambos os conceitos fazem parte do mesmo universo de gerenciamento de riscos empresariais, mas é importante saber que eles se diferenciam no objetivo.
Enquanto a análise de risco foca em prever e entender potenciais ameaças a uma operação, identificando, priorizando e monitorando riscos identificados, o plano de contingência foca em oferecer respostas a essas ameaças quando elas se concretizam, com criação de cenários, definição e implementação de ações práticas.
Em nível hierarquico, a análise de risco faz parte de um processo estratégico mais amplo da gestão de riscos. Enquanto isso, o plano de contingência é uma ferramenta prática cuja ação depende das informações e decisões obtidas anteriormente na análise de risco.
Quais são os tipos de plano de contingência?
No contexto corporativo, o plano de contingência cumpre a missão de oferecer respostas eficientes para eventos e crises que, como podemos imaginar, são de muitas naturezas.
Entre eles, temos o plano de resposta a desastres naturais, emergências, questões de cibersegurança, crises de reputação e financeiras. Assim, cada plano visa atender especificamente aos interesses de cada empresa ou departamento de uma organização.
A seguir, explicaremos melhor sobre cada tipo de ação de contingência.
Plano de contingência para desastres naturais
Este documento estabelece o curso de ação para preparar a empresa contra eventos como deslizamento de terra, enchentes e tempestades. Dependendo da análise de riscos observada, o plano deve contemplar, por exemplo, a entrega de EPI’s necessários para a execução das atividades, remoção de equipamentos e retirada da parte elétrica.
No Rio Grande do Sul, uma indústria de produtos de higiene e limpeza foi capaz de reduzir seus prejuízos da enchente por meio do plano de contingência. No documento, a empresa traçou estratégias que foram primordiais para a sua sobrevivência após a crise.
Plano de contingência para emergências
Este plano define as ações a serem tomadas pela empresa em situações como acidentes de trabalho, incêndio e outros eventos que coloquem em risco a segurança física das pessoas. Entre as medidas levantadas, pode-se incluir planos de evacuação, treinamentos para funcionários e acionamento do sistema de supressão de incêndio.
Plano de contingência de TI e cibersegurança
Com mais de 160 bilhões de ameaças cibernéticas detectadas em 2023, o Brasil é um dos países que mais sofre com ataques virtuais. Nesse sentido, o plano de contingência de TI e cibersegurança define as medidas organizacionais e técnicas a serem adotadas caso a empresa sofra um ataque malicioso digital.
Plano de contingência para crises de imagem
O plano de contingência para crises de imagem prepara a organização para agir rapidamente diante de crises de reputação. Esse planejamento é importante porque, em geral, a empresa não tem tempo para se preparar e agir quando o pior já aconteceu, o que faz da antecedência no planejamento um fator e necessidade importantíssimos.
Plano de contingência para crises financeiras
O plano de contingência financeira é um documento que deve ser adotado tanto por empresas que avaliam solicitar recuperação judicial quanto por aquelas que, no momento, não enfrentam crises que ameacem a estabilidade do negócio. O objetivo é gerenciar e mitigar impactos na saúde financeira da organização que ameacem o funcionamento da operação e até mesmo a sua existência.
Entre os principais riscos financeiros a serem abordados no documento, estão os riscos de crédito, liquidez, mercado e operacionais.
Qual é a importância de um plano de contingência?
Se ocorrer uma crise, o plano de contingência garante à empresa uma saída validada e eficaz para voltar à normalidade o mais depressa possível. Dessa forma, quando o gestor considera possíveis cenários desfavoráveis no futuro, ele pode operar mais tranquilo, sabendo que poderá contar com uma resposta de emergência segura e efetiva.
Obviamente, nenhuma organização consegue prever com exatidão quando algo ruim pode vir a acontecer. Porém, se acontecer, o pior que pode ocorrer é ela não ter se preparado antes. Esse é o caso de várias empresas que sofrem incidentes todos os dias e que, infelizmente, muitas vezes nunca conseguem voltar à normalidade.
Há vários benefícios na ação de contingência, mas elencamos abaixo os principais que destacam sua real importância para as empresas:
- Tranquilidade para o proprietário: ao saber que há uma resposta de emergência caso algo saia dos trilhos, o gestor pode trabalhar com menos preocupação e focar em atividades produtivas e estratégicas de impacto;
- Recuperação mais eficiente: um plano de contingência permite a retomada ágil das operações após um desastre, garantindo rapidez na recuperação;
- Preparação para eventos imprevisíveis: desastres naturais e crises globais são difíceis de prever, mas a ação de contingência minimiza a gravidade dos impactos;
- Resiliência para lidar com problemas: o plano de contingência, principalmente quando testado, gera aprendizados que aumentam a capacidade de adaptação da empresa em cenários desafiadores;
- Maior confiança dos stakeholders: investidores, clientes e parceiros valorizam e confiam em empresas que demonstram preparo para enfrentar adversidades.
Como elaborar um plano de contingência?
A seguir, você vai conferir um passo a passo para elaborar e colocar em prática um plano de contingência bem estruturado em seu negócio:
Defina áreas críticas da empresa
Este é o primeiro passo e um dos mais importantes. Geralmente, as áreas críticas são definidas na análise de risco e depois incorporadas ao plano de contingência. É importante que sejam consideradas todas as atividades cuja interrupção das funções represente uma consequência grave tanto em âmbito financeiro, operacional e/ou reputacional para o negócio.
Analise os riscos potenciais
Após enumerar as áreas críticas, é preciso analisar os riscos internos e externos que podem representar um risco para tais áreas. Nesta etapa, é importante envolver as equipes para que todos possam contribuir com as discussões. Inclusive, uma agenda de brainstorm pode ser bastante produtiva nesse sentido.
Nessa análise, é importante que cada área apresente seus indicadores de desempenho, que podem apontar quais são as principais fragilidades de cada setor.
Também é importante avaliar a magnitude e impacto de cada risco. Uma dica é utilizar uma matriz de correlação como o exemplo abaixo, onde os riscos poderão ser classificados pela probabilidade de ocorrerem e pelas suas consequências.
Desenvolva estratégias de contingência
Para cada risco relevante identificado na etapa anterior, devem ser propostas soluções específicas para lidar com cada cenário. As estratégias de resposta, ou “plano B”, são uma das partes mais importantes do plano de contingência empresarial.
Entre os alguns exemplos, essas estratégias podem incluir desde a escolha de fornecedores alternativos, caso um fornecedor fixo falhe, até a terceirização de processos, se o sistema interno da empresa apresentar problemas.
Atribua responsabilidades a times e indivíduos
Em situações de crise, as equipes e pessoas envolvidas precisam estar cientes do seu papel para a eficácia do planejamento. Nesse contexto, estabelecer uma hierarquia clara de decisão e comunicação sobre um risco concretizado é fundamental para manter todos os interessados cientes do problema.
Além disso, na etapa prática de recuperação das funções empresariais, cada envolvido precisa saber exatamente quais tarefas executar, assim como sua importância, até a normalização por completo.
Desenvolva um plano de ação
Após levantar os riscos e suas respectivas estratégias, é momento de pôr a mão na massa e escrever o documento do plano de contingência. Nesse momento, é fundamental reunir todas as informações necessárias, de forma clara e objetiva, de modo que seja acessível a qualquer envolvido que necessite ler o material posteriormente.
Para tanto, também é fundamental detalhar os procedimentos, recursos necessários e prazos para cada estratégia de contingência, visando o melhor cenário possível.
Treine a equipe nos procedimentos de contingência
É válido reforçar a importância do envolvimento de todos os colaboradores nos procedimentos. Afinal, a visão compartilhada do documento, assim como a participação em sua elaboração, tende a realçar a sua importância aos olhos dos envolvidos.
Nesse contexto, os treinamentos regulares ajudam a garantir que todos saibam como agir diante de um incidente e, ainda, avaliar a eficácia das respostas planejadas. Além disso, a participação e os treinamentos tendem a gerar maior empatia e comprometimento com o projeto.
Revise e atualize o plano regularmente
Criar o plano e guardá-lo na gaveta até um risco se concretizar pode ser um grande tiro no pé que, acredite, você não vai querer vivenciar. Até porque, como sabemos, os rumos da empresa e do mercado mudam constantemente, fazendo-se necessário revisões periódicas.
No melhor dos cenários, a revisão do plano de contingência precisa ocorrer, no mínimo, anualmente. Agora, dependendo do nível de riscos aos quais a sua operação está exposta, é aconselhável considerar revisões trimestrais ou semestrais envolvendo todos os responsáveis.
Quais são os principais erros de um plano de contingência?
Agora que você conferiu os passos e dicas para elaborar o plano de contingência, saiba também quais são os erros que devem ser evitados a todo custo:
- Falta de adesão: não introduzir na mente dos envolvidos a importância do plano de contingência e incorporá-lo à cultura da equipe;
- Focar em cenários improváveis: certos riscos têm baixa probabilidade de ocorrer, então o foco demasiado neles é perda de tempo;
- Generalizar as estratégias: criar medidas genéricas para lidar com os eventos e incidentes pode ser tão prejudicial quanto não ter um plano;
- Não orçar o plano de contingência: o planejamento necessita de um fundo financeiro de contingência para cobrir recursos, pessoas e tempo investido;
- Ignorar os riscos internos: tão importante quanto avaliar as ameaças externas é considerar as internas, que incluem riscos como falhas operacionais e conflitos;
- Ignorar as atualizações: como dito no tópico anterior, o plano de contingência precisa ser revisado e atualizado para refletir sempre as mudanças reais do negócio, da equipe ou do segmento ao qual a organização pertence.
Conclusão
Neste conteúdo, vimos que o plano de contingência empresarial é válido de ser criado tanto em empresas próximas de um risco iminente quanto naquelas que os riscos ainda fazem parte de um cenário muito remoto.
Também aprendemos que a empresa deve adequar seu plano de contingência à realidade e necessidades do negócio ou de seu departamento específico.
Para reforçar, vamos repassar o passo a passo de elaboração do plano:
- Definir as áreas críticas da empresa;
- Analisar os riscos potenciais;
- Desenvolver estratégias de contingência;
- Atribuir responsabilidades a times e indivíduos;
- Desenvolver um plano de ação;
- Treinar a equipe nos procedimentos de contingência;
- Revisar e atualizar o plano regularmente.
Com as medidas adequadas, se uma situação difícil ocorrer, você e sua equipe terão a certeza de ter o passo a passo e recursos certos para garantir a retomada da operação o mais breve possível.
Para fortalecer ainda mais a segurança e minimizar riscos, considere proteger sua operação com os seguros empresariais. Com a Mutuus, você contrata seu seguro online com o preço mais justo do mercado e conta com a proteção das melhores seguradoras.
Ficou com alguma dúvida?