Sistema TMS na logística: o que é e como funciona

A tecnologia está mais desenvolvida a cada dia, sempre em busca de inovação, em todos os sentidos. Facilita a vida de todos nós, desde pequenos detalhes do dia a dia até soluções que movem organizações inteiras. Esse é o caso do sistema TMS.

O TMS é um sistema desenvolvido especialmente para empresas que atuam com transportes e logística, com o objetivo de ajudar na organização e aumentar o poder de controle sobre todas as operações dentro e fora da empresa. Auxiliam na capacidade de planejar todas as etapas do processo inteiro.

Esse sistema também pode ser bastante útil para empresas que não terceirizam a logística, mas que tem uma frota própria e um esquema de distribuição interno, sem contratação de empresas especializadas.

O fato é que a logística é essencial para o sucesso de uma empresa – independente se ela contrata um terceirizado ou não.

O mercado de logística é um gigante que, literalmente, move o país. Esse setor no Brasil é estimado, hoje, em 70 bilhões de dólares. Segundo a Aslog (Associação Brasileira de Logística), a logística movimenta mais de 20% do PIB no Brasil.

E não é pra menos:

Os gastos das empresas chegam a 60% quando falamos do transporte e até 40% para armazenagem e gestão de estoque.

Outro dado interessante é que quase 62% de todo esse volume de transporte, é feito pelo modal rodoviário.

Levando em consideração tanto os números bilionários da logística brasileira quanto a fatia enorme que uma empresa precisa investir em logística, fica claro: é essencial o uso de uma ferramenta completa que permita que todos os recursos, cada colaborador, cada rota e cada veículo tenha a melhor rentabilidade possível.

E é exatamente isso que o TMS é capaz de fazer pela sua empresa.

Mas afinal:

O que é o TMS?

O TMS é a sigla para Transportation Management System ou, em bom português, Sistema de Gerenciamento de Transporte. Ele é um software para gerenciamento de transporte e logística que permite que todas as informações referentes ao processo logístico sejam centralizadas. Além disso, também permite que todas as operações possam ser visualizadas e integradas.

Por que isso é tão importante?

Porque gera um maior controle sobre tudo o que está acontecendo no dia a dia do trabalho, e isso possibilita algo que não tem preço: otimização de resultados e redução de custos.

Bem, se a gente for pensar direito, tem preço sim. E o preço pode ser muito alto quando falta esse controle.

Até alguns anos atrás, esse controle era feito da forma mais rústica possível: por anotações em um caderno. Depois, as empresas começaram a crescer e sentiram a necessidade de modernizar o controle – foi quando passaram a usar planilhas digitais.

Acontece que o boom das vendas online e o aumento do poder aquisitivo das pessoas fez com que esse mercado de logística e transporte explodisse. O que também mudou foi as partes envolvidas nas negociações. Se antes as empresas vendiam para lojas e distribuidores, hoje as vendas direto para o consumidor aumentaram muito.

Ou seja: pequenas encomendas que precisam ser entregues em centenas de endereços. E ainda que a gente continue falando sobre vendas B2B, o planejamento e a organização logística são fundamentais para aumentar a rentabilidade das operações, manter o prazo de entrega e deixar o cliente satisfeito.

Com o TMS é possível fazer toda a gestão de processos de transporte de cargas para um software inovador e completo.

Para que serve um sistema TMS?

Basicamente, o TMS na logística serve para potencializar o controle do processo logístico dentro da empresa e melhor administrar os custos de cada operação, mensurando os gastos da cadeia de transporte.

Com o uso do sistema, fica mais fácil saber os custos dos veículos, dos equipamentos e dos colaboradores envolvidos. Ou seja, permite uma visão ampla e completa de tudo o que está acontecendo: onde existem gargalos, o que está causando custos altos, o que traz os melhores resultados financeiros e como é feito o atendimento para os clientes que estão mais satisfeitos.

Isso tudo permite que as melhores estratégias sejam replicadas e, o que está dando errado, seja resolvido. É um acompanhamento que facilita o momento de estabelecer metas e tomar decisões assertivas.

O TMS é uma necessidade dentro de qualquer empresa de logística que tenha o objetivo de continuar competitiva.

Para que isso aconteça, é preciso controlar as operações com eficiência. Não existe jeito melhor de fazer isso, do que usar o que a tecnologia tem para oferecer.

Vantagens ao utilizar o sistema TMS

As vantagens são inúmeras:

• Agilidade no processamento de pedidos;
• Automatização da expedição;
• Aumento da produtividade;
• Agilidade nas entregas;
• Modernização da gestão de transportes;
• Automatização de processos;
• Redução de erros;
• Troca de informações mais assertivas;
• Simplificação no monitoramento dos processos;
• Mais agilidade nas negociações;
• Mais controle para o gestor.

As vantagens valem a pena. E não é à toa que o mercado de sistemas TMS tem crescido tanto e com cada vez mais força. Um estudo do Marketwatch aponta que esse setor alcance valor de 4,8 bilhões de dólares até 2025.

Como funciona um sistema TMS?

Uma única falha no processo logístico pode causar uma rede de outros problemas que podem causar prejuízos e desgastes com os clientes.

O funcionamento do sistema TMS oferece funções que previnem que essas falhas aconteçam. Mas não apenas isso. Também ajuda a identificar pontos fortes que podem ser “copiados” para todas as etapas.

O TMS funciona com os seguintes recursos:

• Análise de rentabilidade: qual é o retorno de cada cliente para a empresa?
• Controle de estoque, armazenamento de mercadorias e controle de pedidos;
• Identificação de custos operacionais de cada entrega;
• Expedição: gestão de itinerário e processos do envio;
• Faturamento: notas fiscais, cadastros de clientes, ordens de serviço, registros de carga e faturas;
• Controle: todas as etapas operacionais da carga, da coleta, passando pelos transbordos, rastreamento de cargas, até a entrega;
• Planejamento: criação e monitoramento do orçamento do transporte, das rotas e das frotas, controlando variáveis e redimensionando cada entrega;
• Administração de todos os materiais necessários para realizar manutenções.

Um dos principais objetivos das empresas que sentem que precisam de uma ajuda no controle, é a necessidade de gerenciar as frotas de forma mais eficiente para que haja redução de custos e, consequentemente, mais lucro com as entregas.

Quais empresas podem aderir ao sistema TMS?

A concorrência é cada vez mais acirrada, independente da área. Com logística e transporte é a mesma coisa, principalmente quando se pensa em como o setor cresce. Quem trabalha com mais eficiência, precisão e agilidade para enfrentar os desafios diários, sai na frente dos concorrentes.

O sistema TMS com esse objetivo pode ser implementado tanto em empresas de qualquer setor (cuja função principal não seja de logística), mas que tem a logística e transporte internos, quanto pode ser implantado em empresas especializadas em logística e que prestam esses serviços.

Nos dois casos, o investimento no TMS tem o objetivo de melhorar o controle dos custos e a eficiência dos processos. Isso porque o sistema pode ser integrado em vários setores, com o gerenciamento de contratos, comercial, logística, relatórios e faturamento.

O TMS é personalizável por módulos e cada empresa pode “montá-lo” da forma como melhor se molda à sua realidade.

Funcionalidades do TMS

Entre as principais funcionalidades do TMS, podemos citar:

• controle de custos;
• cadastro de veículos;
• planejamento de rotas;
• gestão da documentação;
• rastreamento das cargas;
• processamento de pedidos;
• controle de peças e acessórios;
• planejamento e controle de manutenções.

Ele é um sistema extremamente inteligente e otimizado e não se restringe apenas ao registro dos dados, mas também auxilia na gestão e tomada de decisões, fornecendo informações importantes, como cálculos e simulações de frete, indicando rotas mais adequadas para determinado transporte e controle de pagamentos e recebimentos.

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Conclusão

Com o aumento crescente da concorrência no setor logístico e, ao mesmo tempo, a demanda que também cresce exponencialmente, é essencial que as empresas de logística busquem soluções que atendam duas necessidades: se manter competitivas, à frente dos concorrentes e otimizar todos os processos para melhorar o andamento do trabalho.

O TMS é capaz de automatizar e otimizar os processos e reduzir custos operacionais, além de simplificar o dia a dia e auxiliar na tomada de decisões.

Isso promove eficiência e mais segurança, tanto para a empresa quanto para o cliente e ainda aumenta a rentabilidade.

Antes de implementar um sistema TMS, é importante conhecer o funcionamento dos processos e as demandas internas, para que seja possível escolher a ferramenta apropriada para as suas necessidades. Escolha um sistema baseado na nuvem, que possibilita acesso de qualquer dispositivo e integração em tempo real de todas as informações.

Analise o custo-benefício desse investimento, mas tenha em mente todas as vantagens que o sistema TMS pode trazer: mais agilidade, mais rentabilidade, menos custos, mais controle, mais satisfação dos clientes.

Além disso, você e sua empresa estarão indo na direção certa: um futuro cada vez mais tecnológico.

Você já conhecia o sistema TMS? Conta pra gente aqui nos comentários.